Przez cały czas istnienia organizacji zachodzą w niej pewne zmiany. Mogą one dotyczyć jedynie jej części, ale mogą także dotyczyć jej całości. Bez zmian nie jest możliwe poprawne funkcjonowanie żadnej organizacji, zmieniają się bowiem warunki w jakich ona funkcjonuje. Do tego nie można zapomnieć, że zmiana w organizacji ma jeszcze jeden cel: odniesienie sukcesu. Bez zmian organizacja będzie stała w miejscu i to inne organizacje odniosą sukces.

Wprowadzanie zmian: jak przekonać do nich pracowników?

Każda zmiana na początku budzi opór. Tak samo jest ze zmianami, które zachodzą w organizacji. Decydując się na zmiany należy więc być przygotowanym, że pracownicy będą niechętnie i nieufnie do nich podchodzić. Zadaniem kadry zarządzającej jest więc przekonanie pracowników, że zmiany nie tylko są konieczne, ale, że przyniosą one także pozytywne skutki. Stąd też wprowadzając zmiany koniecznie trzeba pracownikom wyjaśnić na czym one będą polegać i jakich efektów oczekujemy po wprowadzeniu zmian. Ze względu na to, iż zmiany mogą mieć zarówno charakter częściowy, jak i całościowy należy wyjaśnić pracownikom jakie charakter będą miały zaplanowane zmiany. Pracownicy, którzy mają pełną wiedzę na temat charakteru wprowadzanych zmian bardzo szybko dają się do nich przekonać. Decydując się na wprowadzanie zmian należy dać pracownikom możliwość zadawania nawet bardzo trudnych pytań. Kiedy na swoje pytania otrzymają szczegółowe odpowiedzi znikną ich obawy dotyczące obawy przed utratą pracy czy zmniejszenia wynagrodzenia.

Dlaczego wprowadzane są zmiany?

Przyczyn wprowadzania zmian w organizacji jest przynajmniej kilka. Niektóre z nich wynikają ze zmiany charakteru zasobów ludzkich. Na rynku pracy przybywa bowiem coraz bardziej wykwalifikowanych pracowników. Wymusza to więc pewne zmiany w organizacji. Inną przyczyną zmian może być dostęp do nowych, innowacyjnych technologi czy też zachodzące na rynkach gospodarczych zawirowania: zmiana kursu walut, spadek lub wzrost cen ropy naftowej. O konieczności wprowadzania zmian może także zadecydować wzrastająca konkurencja. Niezależnie od przyczyny zmian nie da się uniknąć. Przyczyny zmian mogą więc mieć zarówno charakter wewnętrzny, jak i zewnętrzny. Do przyczyn wewnętrznych należą między innymi: pogorszenie się kondycji finansowej, rosnące koszty bieżącej działalności, mniejsza wydajność pracowników, przestarzałe technologie bądź maszyny.

Jak zarządzać zmianami w organizacji?

Skuteczne zarządzanie zmianą w organizacji powinno odbywać się w kilku etapach. Etap pierwszy obejmuje określenie przyczyn, dla których wprowadzenie zmian jest konieczne. Etap drugi to określenie zakresu wprowadzany zmian oraz zaplanowanie sposobu w jaki mają one być dokonane. Kolejny etap to poinformowanie o zmianach pracowników oraz stworzenie planu według, którego zmiany będą wprowadzane. Etap ostatni to realizacja opracowanego planu zmian. Warto pamiętać, że nad realizacją planu zmian przez cały czas jego trwania należy czuwać. Tylko wtedy plan zaplanowanych zmian uda się zrealizować do końca. Warto także pamiętać, że im wcześniej zostaną dokonane pewne zmiany, tym lepiej. Na wprowadzanie zmian w chwili, kiedy firma znajdzie się w złej kondycji finansowej może już być za późno.

Postęp technologiczny, rosnąca konkurencja, zmiany prawne, globalizacja: to wszystko są czynniki, które wymuszają wprowadzanie zmian w organizacji. Zmiany organizacyjne, małe lub duże, są konieczne, jeśli firma chce nadal istnieć na rynku i odnosić na nim sukcesy. Bez wprowadzania jakichkolwiek zmian we współczesnym świecie biznesu nie da się po prostu funkcjonować. Wewnętrzna struktura firmy musi się umieć dostosować do zmian, które zachodzą nie tylko w jej najbliższym, ale także dalszym otoczeniu. Zakres wprowadzanych zmian może być bardzo różny. Należy jednak pamiętać, że z reguły wprowadzając zmiany napotykamy opór ze strony pracowników. Skuteczne zarządzanie zmianą polega więc między innymi na prowadzeniu takich działań, które będą w stanie opór ten przełamać.

 Adam Nowacki (Trener "bez owijania")