Rozporządzenie o ochronie danych osobowych weszło w życie 25 maja 2018 roku. Zostało wprowadzone we wszystkich krajach Unii Europejskiej, a więc także w Polsce. W chwili tworzenia przepisów RODO ustawodawcy, ani nikt nie świecie nie przypuszczał, że wybuchnie pandemia koronawirusa. Jednym ze sposobów zmniejszenia ryzyka zachorowania na covid-19 jest ograniczenie kontaktów międzyludzkich. W wielu firmach – jeśli tylko było to możliwe – pracownicy zaczęli wykonywać swoje obowiązki zdalnie. Czy w związku z tym przepisy o ochronie danych osobowych muszą być przestrzegane przez osoby, które pracują w zaciszu własnego domu ?
Co RODO mówi o pracy zdalnej?
RODO nie wyklucza możliwości wykonywania pracy na odległość. A to oznacza, że w świetle przepisów narzuconych przez RODO jest ona zgodna z prawem. Oczywiście z pewnością w trakcie wykonywania obowiązków służbowych w trybie pracy zdalnej będzie miało miejsce przetwarzanie danych osobowych. A to oznacza, że osoby pracujące z dala od siedziby firmy muszą być zapewnić im bezpieczeństwo.
W jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo danym osobowym w trakcie pracy zdalnej?
Osoby, które wykonują czy będą wykonywać swoją pracę w trybie home office powinny przede wszystkim otrzymać od pracodawcy służbowy komputer. Aby zapewnić bezpieczeństwo danym osobowym, komputer powinien być zabezpieczony poprzez ustanowienie indywidualnego loginu. Dostęp do systemu powinien zostać z kolei zabezpieczony hasłem. Pracownicy powinni też mieć zapewnione łączenie się z Internetem i siecią firmową poprzez bezpieczne łącze VPN. Niezbędne jest także zainstalowanie aktualnego programu antywirusowego. Aby nikt z domowników czy innych osób nie mógł nawet przypadkiem odczytać żadnych informacji, należy ustawić wygaszacz ekranu tak, aby włączał się już po kilku minutach bezczynności. Ryzyko wglądu w ekran monitora przez osoby postronne można zmniejszyć również poprzez zastosowanie nakładek prywatyzujących. Konieczne jest także zaszyfrowanie dysku twardego.
Bezpieczne korzystanie ze służbowego smartfona
Wiele osób sprawdza pocztę elektroniczną korzystając ze służbowego smartfona. Poza tym zawiera on mnóstwo danych kontaktowych do współpracowników, kontrahentów czy klientów. Aby zapewnić bezpieczeństwo danych należy szyfrować dane i koniecznie zastosować blokadę ekranu.
Wszystkie zaprezentowane środki bezpieczeństwa okażą się nieskuteczne, jeśli osoby pracujące zdalnie je zlekceważą. W dużym stopniu bezpieczeństwo danych osobowych zależy bowiem od tego czy pracownicy są osobami odpowiedzialnymi. Jeśli świadomość pracowników w zakresie RODO jest bliska zeru, żadne zabezpieczenia nie będą skuteczne.
Anna Iwańska (Audytor)