Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 opublikowana została w Dzienniku Ustaw w dniu 24 czerwca 2024 i obowiązuje od 25 września 2024. Jej celem jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa – zarówno działania nielegalne jak i nieetyczne, które robią to w dobrej wierze, w interesie pracodawcy lub interesie publicznym. Ma ona zapewnić im anonimowość i zabezpieczać przed odwetem, czyli działaniami typu mobbing, zwolnienie z pracy albo obniżenie wynagrodzenia lub utrata jego składników.
Kim jest sygnalista i jakie są jego zadania?
Sygnalista to osoba, która działając w słusznie pojętym interesie społecznym albo firmowym upublicznia informację uzyskaną w trakcie pełnienia obowiązków służbowych. Dzięki temu jego pracodawca ma szansę na podjęcie działań wewnętrznych na tyle wcześnie, że nie pojawiają się konsekwencje zewnętrzne typu np. wycofanie produktu z rynku, konieczność świadczenia odszkodowania lub zadośćuczynienia albo zapłacenie mandatów czy innych kar finansowych.
Za sygnalistę nie zostanie uznana osoba działająca w złej wierze – to znaczy taka, która dokonuje nieprawdziwych zgłoszeń, lub zgłasza fakty, niebędące naruszeniem prawa.
Rolę sygnalisty podjąć może każdy związany z działalnością firmy, np. pracownik (stały lub tymczasowy), stażysta, praktykant, zleceniobiorca, usługodawca, członek zarządu albo funkcjonariusz publiczny. Może on zgłaszać naruszenia prawa dotyczące:
• zamówień publicznych,
• produktów i usług finansowych,
• finansowania terroryzmu i działalności przestępczej,
• transportu,
• środowiska,
• żywności dla ludzi i zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• danych osobowych i prywatności,
• sieci i systemów teleinformatycznych,
• praw konsumentów,
• interesów Państwa Polskiego i jednostek samorządowych,
• rynku wewnętrznego UE.
Które podmioty mają obowiązek wdrożenia ustawy o sygnalistach?
Ustawę o sygnalistach mają obowiązek wdrożyć podmioty sektora prywatnego i publicznego, które zatrudniają powyżej 50 osób, oraz wszystkie organizacje zobowiązane do przestrzegania rozwiązań AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy). Pozwoli im to na identyfikację i eliminację nieprawidłowości, usprawnienie działalności oraz ochronę przed następstwami łamania prawa.
Obowiązkiem tych podmiotów jest ustanowienie procedury zgłaszania naruszeń, która powinna zostać zaimplementowana do 24 września 2024. Musi ona określać sposób zgłaszania, osobę uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń, czas na udzielenie informacji zwrotnej oraz sposoby zachęcania do korzystania z procedur wewnętrznych. Oprócz tego procedura ta określa sposób potwierdzania przyjęcia zgłoszenia i nakłada obowiązek podejmowania działań następczych. Pracodawca zobowiązany jest również do prowadzenia rejestru zgłoszeń.
Aby jednak całość tych działań była przydatna i celowa, i nie stała się dla podmiotu kolejnym nic niewnoszącym obowiązkiem, warto przed jej stworzeniem poświęcić czas na analizę działalności jednostki, oraz jej zasobów i struktur osobowych.
Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor ochrony danych)