Niezwykle skuteczna metoda ochrony danych przed zniszczeniem i utratą, polegająca na wykonywaniu ich kopii bezpieczeństwa na nośnikach zewnętrznych to właśnie istota backupu danych.

Jeżeli więc na dysku komputera znajdują się ważne informacje dla firmy, należy czym prędzej sporządzić ich kopię zapasową. W przypadku gdy nie wykona się kopii informacji i zostaną one utracone, ich odzyskanie nie będzie możliwe. Częstość wykonywania backupów zależy od ważności informacji, powinna być tak dobrana, aby utrata informacji od chwili wykonania poprzedniej kopii zapasowej nie była zbyt kosztowna. Oczywiście nie trzeba za każdym razem kopiować wszystkich informacji. Po instalacji systemu komputerowego powinno się wykonać archiwizację stanu wyjściowego. Archiwizacja pełna (wykonanie kopii wszystkich plików) powinna być wykonywana regularnie z częstością zależną od polityki bezpieczeństwa firmy. Trzecim rodzajem jest archiwizacja częściowa, (wykonanie kopii zapasowej tylko tych plików, które zostały zmienione od czasu ostatniej archiwizacji).

W zależności od tego, przed jakimi zdarzeniami losowymi chronimy nasze informacje, kopia może znajdować się w różnych miejscach. Jeśli dane mają być zabezpieczone na wypadek pożaru lub włamania, to kopia zapasowa powinna znajdować się w innym pomieszczeniu lub nawet budynku. Jeśli natomiast chce się zabezpieczyć informacje przed hackerem komputerowym, to kopia może znajdować się w tym samym pomieszczeniu.

Kopie zapasowe można wykonywać z wykorzystaniem wszystkich dostępnych rodzajów pamięci masowych (dysk twardy, CD-R/RW itp.). Najczęściej spotykane urządzenia do wykonywania kopii zapasowych to napędy taśmowe. Podczas wykonywania kopii zapasowych najczęściej informacje poddawane są kompresji. Zabieg ten pozwala zaoszczędzić miejsce na nośniku.

Tworzenie kopii zapasowych ma nas uchronić przed utratą ważnych danych. Dlatego powinniśmy zadbać o jakość backupu. 

Dobrze wykonany backup powinien być zgodny z zasadą 3-2-1 - a właściwie trzema zasadami, gdyż każda z tych trzech liczb oznacza inną regułę.

3. Właśnie w trzech kopiach (jeden oryginał i dwie kopie zapasowe na różnych noś­nikach) powinniśmy przechowywać nasze dane. Doświadczony fotograf przechowuje zdjęcia w komputerze, na dysku zewnętrznym i w internecie. Dlaczego? Prawdopodobieństwo awarii dwóch nośników jest większe niż prawdopodobieństwo awarii trzech nośników jednocześnie. Bez trzeciej kopii w wypadku awarii nośnika z back­upem od razu pozostajemy bez zabezpieczenia. Trzecia kopia daje nam komfort i czas na wykonanie kolejnej kopii.

2. Kopie powinniśmy przechowywać na dwóch różnych nośnikach. Co nam po backupie, jeśli wszystkie kopie przechowujemy na jednym dysku twardym? W wypadku jego awarii tracimy wszystkie dane. 

Warto także traktować tę zasadę szerzej i przechowywać dane na dwóch nośnikach różnych typów. Na przykład na płycie DVD i na pendrivie, na wypadek gdybyśmy za jakiś czas nie mieli dostępu do napędu CD/DVD, albo na dysku lokalnym i w chmurze, by mieć do danych dostęp z dowolnego miejsca.

1. Jedna kopia powinna być przechowywana w innej lokalizacji, choćby na wypadek pożaru czy kradzieży komputera lub fizycznych nośników. Na przykład jeśli chodzi o backup danych prywatnych - poza domem, a w wypadku danych firmowych - poza biurem.

Wyróżniamy trzy główne rodzaje backupu - zawsze warto zastanowić się, który z nich będzie najlepszy w wypadku danych, które chcemy zabezpieczyć. 

• Kopia pełna - to kopia podstawowa; obejmuje wszystkie wskazane pliki. Tej metody używa się do tworzenia dokładnej kopii danych, a dostęp do nich jest możliwy na zasadach podobnych, jak dostęp do oryginału. 
• Kopia różnicowa - kopiowane są pliki zmienione od najnowszej kopii pełnej (archiwizowane jest to, czym różni się obecny stan danych od stanu z najnowszej pełnej kopii).  
• Kopia przyrostowa - kopiowane są pliki dodane od jakiejkolwiek najnowszej kopii (archiwizowane jest tylko to, co przybyło  (przyrosło) po wykonaniu najnowszej kopii).

Piotr Iziński (Trener „bez owijania”)