Styczność z prawem ochrony danych osobowych mamy już na etapie formułowania ogłoszenia o pracę, gdzie warto pamiętać o podaniu informacji wskazującej na obowiązkowe umieszczenie przez kandydatów w dokumentach aplikacyjnych, klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. To właśnie zawarcie klauzuli upoważnia pracodawcę do korzystania z dokumentów kandydata w konkretnym procesie rekrutacyjnym w danej firmie. Warto zwrócić uwagę na słowo „konkretnym”, bowiem o legalności przetwarzania danych osobowych decyduje jego zgodność z celem, do jakiego dane zostały zebrane. W przypadku organizowania rekrutacji, kandydat przesyła CV celem wzięcia udziału w konkretnym procesie rekrutacji. O ile więc nie wskaże on, że jego dane mogą być również wykorzystane w innych procesach rekrutacyjnych, działanie takie należy uznać za bezprawne.

Pamiętajmy, iż każdy pracodawca w ramach organizowanej rekrutacji zobowiązany jest przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych poinformować kto jest administratorem danych osobowych (podać nazwę firmy i adres), w jakim celu dane są zbierane, wskazać informację o dobrowolności ich przekazania oraz prawie dostępu do podanych treści i ich poprawienia. Najbardziej skuteczną metodą zrealizowania wskazanego obowiązku jest podanie klauzuli pod formularzem, za pośrednictwem którego dane się pozyskuje. Obowiązek ten nie rzadko jest realizowany w formie pop-upu czyli wyskakującego okienka.

Zdarzają się jednak sytuacje kiedy to nie pracodawca a wyspecjalizowana firma Head Hunterska szuka na zlecenie odpowiedniego pracownika. Musimy zdać sobie sprawę, iż jeśli pracodawca zwraca się do Head Huntera z wnioskiem o wyszukanie w jego imieniu odpowiedniego kandydata, konieczne będzie zawarcie stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz zobowiązanie do zrealizowania w imieniu pracodawcy obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 2u ustawy o ochronie danych osobowych.

Przechowując dokumentację rekrutacyjną pracodawca jest zobowiązany do zachowania wszelkich środków ochrony danych osobowych adekwatnych do zagrożeń oraz kategorii danych jakie zbieramy. W szczególności podkreślić należy, że dostęp do dokumentacji mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych. Dokumenty muszą być również zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych, poprzez umieszczenie ich w szafach zamykanych na klucz a w przypadku ich usuwania należy niszczyć je w niszczarce. Przetwarzając dane osobowe w systemach informatycznych koniecznie zwróćmy uwagę czy spełniamy wymogom przewidziane w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (min. zabezpieczenia systemów poprzez hasła dostępu o długości co najmniej 6 znaków, zmieniane co 30 dni).

Zgodnie z art. 22¹ kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych, które obejmują imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pamiętać musimy, iż jeśli obowiązek podania innych danych niż wskazane powyżej wynika z odrębnych przepisów mamy prawo do ich żądania (np. zaświadczenie o niekaralności). Praktyką niedozwolona jest żądanie kserokopii dowodu osobistego, który zawiera dane w zakresie choćby koloru oczu, wzrostu czy wizerunku, które są pracodawcy niepotrzebne.

Przeprowadzając rozmowę kwalifikacyjna również przetwarzamy dane osobowe. Musimy pamiętać o elementarnych zasadach z tym związanych do których należą z pewnością:

1. Zasada ograniczonej dostępności do notatek i wniosków z przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej (mają do niej prawo wyłącznie osoby uczestniczące w postępowaniu kwalifikacyjnym),
2. Zasada uzyskania zgody na nagrywanie (obraz i dźwięk rozmowy kwalifikacyjnej może być nagrywany tylko i wyłącznie po uprzedniej zgodzie kandydata).
3. Zasada anonimizacji danych podczas rozmów kwalifikacyjnych grupowych (przeprowadzając grupowe rozmowy kwalifikacyjne pamiętajmy o nie ujawnianiu danych osobowych kandydatów w nich uczestniczących).

Po zakończonej rekrutacji ustaje cel, dla którego dane były zbierane, w związku z powyższym należałoby domniemać, iż dokumenty rekrutacyjne powinny zostać trwale zniszczone. Pamiętajmy jednak, iż możemy mieć do czynienia z roszczeniami dotyczącymi dyskryminacji na etapie zatrudnienia a wtedy z pewnością niezbędna będzie dokumentacja konkretnego kandydata. W takiej sytuacji uzasadnione będzie pozostawienie dokumentacji jako prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych osobowych (pracodawcy) – art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne a roszczenia o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym na etapie rekrutacji ulegają przedawnieniu z upływem lat trzech od dnia, w którym kandydat dowiedział się o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia, jednak nie później niż 10 lat po zakończonej rekrutacji (art.442¹§1 kodeksu cywilnego w zw. Z art. 300 kodeksu pracy).

Monika Zygmunt – Jakuć

Dyrektor Zarządzający „bez owijania”