25 maja 2018 roku wszedł w życie nowy akt prawy regulujący ochronę danych osobowych. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (w skrócie nazywane RODO) uchwalone zostało w 2016 roku, wprowadziło ono szereg istotnych zmian w krajowych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Mimo że RODO nie ma nic wspólnego z Kodeksem Pracy to jednak pojawiły się w nim nowe artykuły. W Kodeksie Pracy pojawiły się artykuł 22 (2) oraz artykuł 23 (3). Pierwszy ze wspomnianych artykułów dotyczy monitoringu wizyjnego pracowników.
Kiedy zgodnie z RODO można stosować w miejscu pracy monitoring wizyjny?
Zgodnie z RODO stosowanie monitoringu wizyjnego jest możliwe tylko, gdy ma on na celu zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom. Monitoring wizyjny może być stosowany także, gdy jest to podyktowane ochroną mienia albo kontroli procesów produkcyjnych. Monitoring wizyjny można stosować także wtedy, gdy jest to podyktowane tym, że ujawnienie pewnych informacji może spowodować poniesie strat przez pracodawcę. Są to jedyne przesłanki, które zezwalają na zamontowanie kamer. Kamery mogą zostać zainstalowane zarówno na terenie zakładu pracy, jak również na terenach wokół niego.
Pomieszczenia, w których nie mogą znaleźć się kamery
To, że możliwe jest stosowanie monitoringu w zakładzie pracy nie oznacza, że pracodawca może zamontować kamery we wszystkich pomieszczeniach na terenie zakładu. Kamery nie mogą zostać zainstalowane w następujących pomieszczeniach:
stołówka;
pomieszczenia sanitarne;
szatnia;
Do pomieszczeń, w których pracodawcy nie mogą instalować kamer należą także te, które użytkowane są przez działający na terenie zakładu związek zawodowy. Od tej reguły są jednak wyjątki. Jeżeli w wymienionych wyżej pomieszczeniach niezbędne jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji oraz bezpieczeństwa pracownikom, również w nich mogą znaleźć się kamery. Monitoring w tych pomieszczeniach nie może naruszać jednak żadnych dóbr osobistych, a w szczególności godności pracownika. Nie może też naruszać zasady niezależności i wolności, która przysługuje związkom zawodowym. Montując kamery w tych pomieszczeniach niezbędne jest zastosowanie technik, które uniemożliwią zidentyfikowanie osób, które w tych pomieszczeniach przebywają.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca, który zdecyduje się sprawować nadzór nad pracownikom poprzez monitoring ma obowiązek ich o tym poinformować. O tym, że na terenie zakładu pracy oraz wokół niego zostały zamontowane kamery pracownicy muszą zostać poinformowani zanim monitoring zostanie uruchomiony. Pracodawca musi to zrobić najpóźniej na dwa tygodnie przed dniem, w którym monitoring zacznie działać. Pracownicy muszą o monitoringu zostać powiadomieni na piśmie. Do tego cel i zakres stosowania monitoringu musi zostać określony w:
regulaminie pracy;
układzie zbiorowym pracy;
obwieszczeniu. Dotyczy to tylko tych pracodawców, którzy nie mają obowiązku ustalać regulaminu pracy oraz tych, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy.
Pracodawca musi nie tylko powiadomić pracowników o tym, że na terenie zakładu pracy będzie działa monitoring. Jest on zobowiązany również do oznaczenia monitorowanych pomieszczeń i terenu. Oznaczenia te muszą być widoczne. Muszą znaleźć się na monitorowanych pomieszczeniach i terenie najpóźniej dzień przed jego uruchomieniem. O tym, że w firmie jest monitoring wizyjny pracodawca musi pisemnie informować nie tylko osoby już pracujące, ale także nowych pracowników.
Jak długo może być przechowywany nagrany obraz?
Obraz, który zostanie nagrany przez kamery może być przez pracodawcę przechowywany nie dłużej jak przez 3 miesiące. Są jednak wyjątki. W sytuacji, gdy obraz, który został nagrany będzie dowodem w toczącym się postępowaniu sądowym, jego termin przechowywania może zostać wydłużony. Gdy minie termin przechowywania nagranych obrazów obowiązkiem pracodawcy jest ich zniszczenie. Obowiązek zniszczenia nagranego obrazu spoczywa na zakładowym inspektorze ochrony danych osobowych.
W przypadku monitorowania poczty elektronicznej stosowane są takie same przepisy.
Monika Zygmunt - Jakuć (Dyrektor Zarządzający "bez owijania")