Pojęcie współadministatora, choć w sposób niejednoznaczny, wprowadza RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w art. 26.

Kim jest wg RODO współadministrator danych osobowych?

W zjawisku współadministrowania występują minimum dwa podmioty, które wspólnie ustalają z cele i sposoby przetwarzania dostępnych im danych osobowych. Każdy z uczestników tego procesu (rozporządzenie nie określa ile maksymalnie może ich być), postrzegany jest przez RODO jako współadministrator.

Są to np. grupy kapitałowe lub powiązane spółki, posiadające tych samych klientów lub kontrahentów ustalające wspólnie w jaki sposób i w jakich celach dane tych podmiotów będę przez nie przetwarzane, równorzędne jednostki zawierające umowy o współpracy, w których wspólnie określają cel i sposób przetwarzania danych podmiotów i osób, z którymi wchodzić będą w relacje biznesowe, czy organy administracji państwowej współpracujące przy wspólnym projekcie, którego adresatem są obywatele - ich dane są wówczas gromadzone i przetwarzane wspólnie celem realizacji projektu. Jednocześnie każdy z nich jest także administratorem danych, ponieważ przetwarza je we własnym imieniu.

Bardzo istotną zasadą obowiązującą współadministratorów jest solidarna odpowiedzialność za całą szkodę. Dzięki czemu podmiot, którego przetwarzane dane zostały naruszone ma realne prawo do uzyskania odszkodowania.

Klika przykładów współadministrowania

Podstawą współdziałania współadministratorów są uzgodnienia, określające zakresy ich odpowiedzialności w ramach wypełniania obowiązków wynikających z RODO. Muszą określić, jak realizować będą obowiązek informacyjny i realizację praw osób, których dane są przetwarzane. Mogą to być zarówno jednostki powiązane, jak i całkowicie od siebie niezależne, angażujące się we wspólne przedsięwzięcia - gospodarcze, badawcze, informacyjne czy marketingowe.

Poniżej najczęściej spotykane przypadki współadministrowania:

•      podmioty współorganizujące konkursy,

•      adwokaci reprezentujący tego samego klienta,

•      wspólnicy spółki cywilnej,

•      firmy wykorzystujące tę samą bazę marketingową,

•      pracodawcy prowadzący wspólną rekrutację,

•      grupa kapitałowa współdzieląca bazę CMR,

•      spółki celowe.

Przyznać trzeba, że definicja współadministratora jest dość płynna i często zależna od indywidualnej interpretacji. Pozostaje nadzieja, że wraz z rozwojem praktyki rynkowej stworzone zostaną bardziej jasne i jednoznaczne zasady działania tej instytucji.

Monika Zygmunt-Jakuć (Inspektor ochrony danych)