Tak jak się dowiedzieliście z poprzedniego wpisu dotyczącego auditowania, nie jest to wcale tak prosty i bezproblemowy proces, jakby się mogło niektórym wydawać. Dlatego dziś kilka dalszych informacji związanych z tym tematem, a w zasadzie dotyczących osób, które często budzą postrach w organizacjach czyli z AUDITORAMI. Na początek podkreślę, iż nie każdy powinien być auditorem. Po pierwsze kandydaci na takie „stanowisko” muszą posiadać odpowiednie szeroko rozumiane kompetencje. Nie chodzi tutaj bowiem tylko i wyłącznie o posiadaną wiedzę i uprawnienia, ale również o cechy osobowościowe. Wskazówki w tym zakresie możemy znaleźć w normie PN-EN ISO 19011:2012 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania.

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że największą przeszkodę w zostaniu auditorem może stanowić brak wiedzy w obszarze, który ma zostać poddany badaniu. Doświadczenie pokazuje jednak zgoła coś innego. Dzieje się tak z tej prostej przyczyny, że jeśli kandydat na auditora nie posiada odpowiednich kwalifikacji nazwijmy to branżowych, to nie myśli w ogóle o podjęciu tego rodzaju działań. Problemy i nieporozumienia zaczynają się wówczas gdy przyszły auditor jest świetnie wykształcony w danej dziedzinie, posiada doświadczenie, jest ekspertem….ale….nigdy nie powinien auditorem zostać. I właśnie o to „ale” cały ten hałas.

Przede wszystkim audiotorzy powinni być osobami opanowanymi, zdecydowanymi, a przy tym asertywnymi. Muszą się cechować dyplomacją, co się wiąże z taktownym postępowaniem z ludźmi. Nie mogą być zamknięci i niechętni do rozważenia alternatywnych pomysłów i opinii. Pamiętajmy, że nigdy nie należy wychodzić z założenia, iż to auditor w każdej sytuacji ma rację. On również może się pomylić, choćby z powodu nieposiadania wszystkich informacji, więc zawsze warto przedstawić swoje spostrzeżenia.

Nieodzownymi cechami auditora powinny być oczywiście spostrzegawczość i dobra percepcja w odniesieniu do rozumienia zaistniałej sytuacji. Niestety nigdy nie będzie dobrym auditorem osoba, która nie jest jednocześnie wytrwała (ukierunkowana na osiąganie zaplanowanych celów), ale i przy tym elastyczna, czyli łatwo przystosowująca się do zmieniającej się sytuacji, co jest bardzo częste w trakcie auditów. Poza tym auditorzy powinni być zawsze etyczni (prawdomówni, szczerzy, uczciwi, rozważni) i niezależni (działający i funkcjonujący niezależnie i jednocześnie skutecznie współdziałającymi z innymi). Mam nadzieję, że oczywiste jest dla wszystkich to, iż osoby przeprowadzające w organizacji audit powinny być schludne i odpowiednio do sytuacji ubrane. Niektórzy auditorzy lub osoby pretendującego do takiego „stanowiska” posiadają wspomniane powyżej cechy, inni muszą się ich „trochę poduczyć”, ale są też przypadki niezwykle oporne, które tak jak wspomniałam wcześniej powinny przestać myśleć o wspomnianym „fachu”. Pomijając wyróżniki, którymi powinni się charakteryzować auditorzy, bierzmy pod uwagę również to, że auditor to również człowiek, taki sam jak i my (auditowani). Może się gorzej czuć, być zestresowany, podenerwowany, czy chociażby zmęczony. Nie zapominajmy także, iż na auditorze (zwłaszcza wiodącym) ciąży odpowiedzialność za właściwe i planowe przeprowadzenie auditu, co wiąże się choćby z pracą pod presją czasu, a także stresu. Pamiętajmy bowiem o tym, że nie tylko auditorzy są różni, ale i auditowani, którzy czasami nie są ani przyjaźni, ani chętni aby uczestniczyć w audicie, co często powoduje stresogenne sytuacje i problemy. O tym jednak w następnym wpisie.

Na zakończenie jednak dodam, że na pewno dla wszystkich audit będzie sytuacją mniej nerwową i przyjemniejszą jeśli wzajemnie będziemy się szanowali, będziemy otwarci na wzajemne sugestie i uwagi…a czasami dla rozładowania napięcia naprawdę wystarczy tylko, albo dla niektórych aż uśmiech, bo wszyscy jesteśmy jedynie ludźmi ze swoimi słabościami i mniejszymi bądź większymi problemami.

Agnieszka Łokaj - Trener ISO