Z zapytaniem o przetwarzanie danych osobowych może się zwrócić do administratora jedynie osoba, której te dane dotyczą. Jeśli otrzyma potwierdzenie, że przedmiotowe dane są przetwarzane, może wystąpić o dostęp do nich, oraz o dotyczące ich informacje, takie jak:
a) kategorie danych,
b) cel ich przetwarzania,
c) odbiorcy danych,
d) zaplanowany okres ich przechowywania,
e) kryteria ustanawiania okresu przechowywania danych,
f) prawo do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
g) prawo do wniesienia skargi,
h) źródło danych – o ile sama ich nie przekazała.
Osobie, której dane dotyczą, dostarcza się je w formie kopii danych przetwarzanych. Jeśli zwrócono się o nie drogą elektroniczną, to również w ten sam sposób dane zostaną przekazane pytającemu o nie, o ile w zapytaniu nie zostanie to oznaczone inaczej. Obowiązkiem administratora danych jest dołożenie wszelkich starań, aby zweryfikować tożsamość osoby występującej o dostęp do danych. W szczególności, jeśli robi to drogą elektroniczną.
W jakim terminie administrator danych powinien udzielić odpowiedzi na zapytanie w trybie art. 15 ust. 3 RODO?
Zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO powinien to zrobić bez zbędnej zwłoki. Jednocześnie ustawa określa, że przesłanie odpowiedzi nie powinno przekroczyć miesiąca od dnia wpływu żądania. Takie żądanie może zostać wystosowanie na podstawie art. 15 – 22 RODO. Artykuł ten dotyczy zarówno zapytań na piśmie jak i zapytań składanych drogą elektroniczną – w obu przypadkach osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać informację w ciągu miesiąca od złożenia żądania.
Jeśli zaistnieje uzasadniona przyczyna, to art. 12 ust. 3 RODZO przewiduje, że termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. Podstawą przedłużenia może być na przykład skomplikowany charakter żądania, albo złożona większa ilość żądań.
Jeśli administrator ma w związku ze złożonym żądaniem jakiekolwiek wątpliwości, wówczas wystąpić powinien o doprecyzowanie zapytania. W takim przypadku termin na udzielenie odpowiedzi rozpoczyna się nie w dniu wpływu żądania, lecz w dniu złożenia jego doprecyzowania.
Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor ochrony danych)