Przepisy o ochronie danych osobowych, które obowiązują już od kilka lat nakładają na każdego pracodawcę obowiązek ochrony danych osobowych każdego pracownika. Nakaz ten dotyczy nie tylko osób już pracujących, ale także aplikujących na dane stanowisko pracy. Jak należy przeprowadzać proces rekrutacji, aby nie złamać przepisów RODO?

Jakie są zasady przetwarzania danych kandydatów do pracy?

Proces rekrutacji pracowników składa się z kilku etapów. Obejmuje między innymi etap zapoznawania się z dokumentami kandydatów do pracy, ich selekcję, wybór pracownika i podpisanie umowy. W przypadku rekrutacji pracowników należy stosować zasady przetwarzania danych, które zostały określone w RODO oraz w kodeksie pracy. Warto wiedzieć, że przepisy te nie dotyczą osób, które są zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Dla kandydatów do pracy istotne jest to, że zakres danych, które może żądać od nich potencjalny pracodawca został jasno określony w art. 22 (1) kodeksu pracy.

Jako powinno wyglądać przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy?

Kandydaci do pracy powinni wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jeśli przekazują zakres danych wykraczających poza zakres wskazany w przepisach prawa.  Do sporządzanego CV należy wtedy dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych w związku z kandydowaniem do pracy. Jeżeli taka zgoda nie zostanie wyrażona, to pracodawca, który nie chce łamać przepisów RODO nie może danych tych wykorzystać. Okres przechowywania danych osobowych jest ściśle określony. Dane osobowe nie mogą być przetwarzane przez okres dłuży niż ten, który był niezbędny do osiągnięcia celu ich przetwarzania. Pracodawcy muszą pamiętać, że dane kandydatów do pracy, którzy nie wyrazili zgody na ich przetwarzanie na kolejnych etapach rekrutacji, w chwili rekrutacji na dane stanowisko pracodawca zobowiązany jest bezzwłocznie usunąć.

Jakich danych może żądać potencjalny pracodawca?

Art. 22 (1)  par.1 Kodeksu pracy szczegółowo wymienia, jakich danych osobowych pracodawca może zażądać od kandydatów na dane stanowisko. Zgodnie z tym artykułem przyszły pracodawca ma prawo zażądać podania przez kandydata:

Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

Osoby przeprowadzające rekrutację muszą dołożyć wszelkich starań, aby odbywała się ona zgodnie z przepisami RODO i prawa pracy. Niedopuszczalne jest, aby odpowiedzialni za proces rekrutacji pracownicy pozostawiali wydruki z danymi kandydatów do pracy czy zatrudnionych osób na drukarkach. Powodzenia w ramach ochrony danych osobowych!

Katarzyna Bazyla (Inspektor ochrony danych)