Do kontaktu z odbiorcami mogą być wykorzystywane różne narzędzia, jednym z tych, które od pewnego czasu są niezwykle popularne jest newsletter. Za jego pomocą gromadzone są dane osób, które decydują się do niego zapisać, dlatego też jego obsługa powinna być zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych. Tworząc newsletter musisz pamiętać także o tym, że 1 stycznia 2023 roku weszły jeszcze dodatkowe regulacje prawne, w niektórych przypadkach newsletter może podlegać także przepisom, które zostały zapisane w ustawie o prawach konsumenta.
Jakie przepisy prawa uwzględnić, tworząc formularz newslettera?
Przy tworzeniu formularza newsletter pod uwagę musisz wziąć trzy różne przepisy prawa, kwestie te reguluje bowiem nie tylko RODO. Newsletter służy do przekazywania wiadomości marketingowych drogą elektroniczną, dlatego też przy jego tworzeniu musisz uwzględnić przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, która weszła w życie 18 lipca 2002 roku. W artykule tej ustawy znajduje się zapis, zgodnie z którym musisz uzyskać zgodę osoby, której zamierzasz wysyłać informacje handlowe. Musisz też przestrzegać przepisów ustawy Prawo komunikacyjne, a ściślej jego art. 172, który także mówi o tym, że konieczne jest uzyskanie zgody użytkownika na przesyłanie informacji handlowej za pośrednictwem e-maila. Regulamin newslettera musi stworzyć każda firma, która posiada stronę www nie tylko z newsletterem, ale także z formularzem kontaktowym.
Jak założyć newsletter zgodny z RODO?
Zakładając newsletter, musisz pamiętać o wypełnieniu obowiązku informacyjnego względem każdego subskrybenta. Dlatego też w formularzu służącym do zapisania się na newsletter, musi się znaleźć informacja o tym, kto będzie gromadził dane i w jakim celu, ponadto musi zostać podany cel gromadzenia danych. Zgodnie z obowiązującym już od kilku lat prawem, musisz uzyskać zgodę osoby na wysyłanie newslettera. Ponadto w formularzu powinien zostać umieszczony aktywny link – po kliknięciu w niego użytkownik zostanie przeniesiony do polityki prywatności. Znajdzie tam szczegółowo opisane wszystkie niezbędne informacje – nie tylko te, o których wspominaliśmy wyżej. W polityce prywatności musisz poinformować subskrybenta również o okresie przechowywania danych, prawie do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz o ewentualnym zamiarze przetwarzania danych na terytorium państw trzecich. Zgoda, którą subskrybent wyraża na otrzymywanie newslettera powinna być świadoma, dobrowolna i jednoznaczna. Pamiętaj, aby poinformować użytkownika o tym, że zgodę może w każdej chwili wycofać. Jej wycofanie powinno być czynnością tak samo prostą, jak zapisanie się do newslettera.
Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor ochrony danych_