Informacja bądź opinia zwrotna to popularne wyrażenie, które w zależności od kontekstu przybiera różne znaczenie. W miejscu pracy to reakcja lub odpowiedź udzielana jednej osobie przez drugą. W komunikacji międzyludzkiej opinia zwrotna zbyt często staje się synonimem krytyki. Kiedy menadżer mówi: „Mam dla Ciebie informację zwrotną”, pracownik w konsekwencji słyszy „Pozwól, że Ci powiem, że znowu narobiłeś zamieszania”.

W idealnych warunkach opinia zwrotna przypomina pętlę, ciąg akcji i reakcji. Aden z jej komponentów nie musi być duży ani znaczący. W rzeczywistości, kiedy opinia zwrotna staje się normą komunikacyjną większość ludzi nawet nie zauważa, że ma ona miejsce. Opinia zwrotna zazwyczaj przyciąga uwagę, jeżeli jej nie ma lub kiedy przybiera negatywny bądź niszczycielski wydźwięk. Oczywiście nie każda informacja zwrotna jest pozytywna, czasami bywa wręcz całkowicie druzgocąca. Jednak wśród spektrum opinii zwrotnych, większość powinna znajdować się gdzieś pośrodku.

Pracownicy chcą zawsze wiedzieć, jak menadżer postrzega ich osobę oraz ich pracę. Wszystko to leży w ludzkiej naturze, po prostu jesteśmy stworzeniami, które potrzebują informacji (odpowiedzi). Chcemy wiedzieć co ludzie o nas myślą, ponieważ pomaga nam to w rozwijaniu poczucia przynależności (lub nie), spełnienia (lub nie) oraz zaufania (lub jego braku). Ludzie stale zabiegają o opinie zwrotną od swoich menadżerów. Niektórzy bezpośrednio o nią pytają: „I jak mi poszło”, „Co powiedział klient”. Chociaż powszechne przekonanie jest takie, że brak wieści to dobre wieści, to jednak w świecie biznesu to raczej się nie sprawdza. Albo tak przynajmniej myślą pracownicy, kiedy przejmują się i martwią, ponieważ nie otrzymali żadnej informacji.

Część opinii zwrotnych powinna być wyrażona publicznie, na spotkaniach. Warto poświęcić kilka minut na podziękowanie pracownikowi, który wykonał wyjątkowa pracę. Takie zachowanie ze strony menadżera sprawia, że pracownik ma lepsze samopoczucie. Uznanie zasług przed współpracownikiem jest największym komplementem, jaki może powiedzieć menadżer. Wzmacnia również rolę i obowiązki oraz kształtuje wzajemne oddziaływanie wewnątrz grupy. Ludzie mają wtedy pewność, że ich wkład w pracę grupy został zauważony.

Kluczową sprawą jest wyrażanie opinii sprawiedliwych i stosownych do sytuacji. Ważne jest, aby menadżer unikał sprawiania wrażenia, że kogoś faworyzuje. Publiczne pochwały mogą odnieść skutek przeciwny do zamierzonego, a inni pracownicy mogą się przez to poczuć mniej ważni. Równie ważna jest prywatna opinia zwrotna. Warto czasami zatrzymać się przed biurkiem pracownika i pogratulować mu dobrze napisanego raportu lub projektu. Osobiste zaangażowanie i uwaga poświęcona pracownikowi pokazują, że menager zauważa i docenia jego indywidualny wysiłek.

Opinia zwrotna jest również wspaniałym sposobem na regularne dawanie pracownikowi podpowiedzi i wskazówek, które pomogą mu doskonalić i rozwijać swoje umiejętności. Opinia zwrotna wypowiadana regularnie i w małych porcjach szybko stanie się naturalnym elementem środowiska pracy, którego pracownicy w pewnym momencie zaczynają od menagerów oczekiwać.

Anna Nowak – Trener HR „bez owijania”