Obowiązujące aktualnie przepisy o ochronie danych osobowych jasno mówiąc, że osoba, której dotyczą dane osobowe ma prawo żądać ich usunięcia. W przypadku osób małoletnich prawo do takiego żądania przysługuje rodzicom oraz opiekunom prawnym. Jak się jednak okazuje, wielu administratorów danych zupełnie nie wie, jak wywiązać się z tego obowiązku.

Przetwarzanie danych osobowych: co to takiego?

Na początek pokrótce powiedzmy, czym jest przetwarzanie danych osobowych. Są to wszystkie operacje dotyczące danych osobowych. Zalicza się do nich zbieranie takich danych, ich utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, a także zmienianie. Do przetwarzania danych osobowych zalicza się również ich udostępnianie, a także usuwanie. Jeśli chodzi o usuwanie danych osobowych, to w grę w tym wypadku wchodzi ich zniszczenie bądź taka modyfikacja, która sprawia, że nie jest możliwie ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą.

Jak należy żądać usunięcia danych osobowych?

Obowiązkiem spoczywającym na administratorze danych osobowych jest zapewnienie pełnej rozliczalności tych danych. Oznacza to, że administrator musi posiadać wiedzę dotyczącą tego, kto korzysta z danych, kiedy to robi i co z nimi robi. Aby gromadzone dane mogły zostać usunięte, obowiązkiem jest przede wszystkim potwierdzenie tożsamości osoby, która się tego domaga. W związku z tym pojawia się pytanie w jakiej formie powinien być złożony wniosek o usunięcie danych osobowych. Obowiązujące uregulowania prawna nie mówią wprost. W związku z tym dopuszczalny jest na przykład list elektroniczny. Co jednak ważne, musi on być wysłany z adresu, który administrator danych osobowych zna. Wielu administratorów stawia na „okienka”, które trzeba odznaczyć w danym systemie. Rozwiązanie to sprawdza się naprawdę bardzo dobrze. Wniosek o usunięcie danych osobowych można również złożyć na piśmie, podając swoje dane i składając podpis. Taki wniosek wysłać trzeba listem, najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Czy wniosek o usunięcie danych osobowych można złożyć ustnie?

Możliwe jest złożenie ustnego wniosku. W takim przypadku jednak administrator danych osobowych powinien zabezpieczyć się, spisując odpowiedni protokół usunięcia danych. Powinno w nim znaleźć się oświadczenie osoby, której dotyczą dane, że usunięcie odbyło się na jej wniosek.

Czy usunięcie danych trzeba w jakiś sposób potwierdzić?

Administrator danych nie jest zobowiązany do tego, że usunął dane. Wielu specjalistów z zakresu prawa zaleca takie rozwiązanie. Po co? Dzięki temu osoba, której dotyczą dane będzie miała pewność, że jej oczekiwania zostały spełnione. To również zabezpieczenie na wypadek, gdyby osoba w późniejszym czasie zadawała jakieś pytania dotyczące usuniętych danych. Wówczas administrator może w prosty sposób wykazał, że na życzenie konkretnej osoby usunął dane i w efekcie ich nie posiada.

Kiedy trzeba usunąć dane osobowe?

Każda osoba, która powierzyła komuś swoje dane osobowe ma prawo do bycia zapomnianym. Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że administrator ma obowiązek usunąć dane osobowe nie tylko na żądanie osoby, której dotyczą. Zrobić to trzeba również wówczas, gdy dane nie są już potrzebne do realizacji tych celów, do których je zebraliśmy. Jeśli w przetwarzaniu danych osobowych nie przestrzegaliśmy obowiązującego prawa, również mamy obowiązek je usunąć. Trzeba jednak pamiętać, że prawo wskazuje również takie sytuacje, w których danych usunąć nie można. Tyczy się to na przykład tych sytuacji, kiedy dane przetwarzane są na mocy ustawy o rachunkowości bądź ich przetwarzanie wynika z ordynacji podatkowej. Także wtedy, kiedy w grę wchodzą sytuacje związane z ewentualnymi roszczeniami nie jest możliwe usunięcie zgromadzonych danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych obwarowane jest szeregiem przepisów. Musi o tym pamiętać administrator, na którym ciąży między innymi obowiązek usunięcia tych danych w ściśle określonych sytuacjach. Na szczęście dla osób, których dotyczą dane dzisiaj każdemu przysługuje prawo do bycia zapomnianym.

 Monika Zygmunt - Jakuć (Dyrektor Zarządzajacy "bez owijania")