Poniższe wakacyjne wpisy zainspirowały mnie do podzielenia się przemyśleniami, jak podstawowa metoda lean – system 5S – wspiera proces pakowania się na letni wyjazd. Jakby nie patrzeć, to najbardziej zdroworozsądkowa metoda, jaka jest stosowana przez przedsiębiorstwa wkraczające na drogę ciągłego doskonalenia. Ale przechodząc do meritum sprawy…

… od samej myśli na temat pakowania się na wakacje, zaczyna się powoli odechciewać wyjazdu. Zwłaszcza, gdy pakowanie dotyczy czteroosobowej rodziny. Trzeba przecież pamiętać o tylu rzeczach… oprócz stroju kąpielowego i kremu do opalania, warto zabrać chociaż jedną cieplejszą rzecz na chłodniejszy letni wieczór. A kosmetyki, lekarstwa pierwszej potrzeby, latarka, ładowarka i … końca nie widać. Jak to wszystko ogarnąć? Jak o niczym nie zapomnieć, ale też i zmieścić się w trzy, może cztery walizki? Z pomocą przychodzi system 5S, dzięki któremu w pięciu krokach można to wszystko ogarnąć.

Od czego więc zacząć? Od pierwszego kroku – czyli selekcji. A polega ona na niczym więcej jak stwierdzeniu i spisaniu co będzie niezbędne na wyjeździe, a co lepiej żeby zostało w domu. I tak wyjeżdżając pod namiot jako potrzebne będą, np.: latarka z zapasowymi bateriami, saperka i ostra finka. Te rzeczy okażą się kompletnie zbędne kiedy wyjeżdżamy do czterogwiazdkowego hotelu na słoneczne plażowanie. Stąd też, w zależności od formy wypoczynku, ustalimy sobie potrzebne rzeczy w kategoriach takich, jak: odzież, obuwie, bielizna, kosmetyki, przybory różnej maści, lekarstwa, artykuły spożywcze oraz chemiczne.

Z tak przygotowanym spisem możemy przejść do kroku drugiego – systematyki. Zadaniem systematyki jest zastosowanie logicznego rozmieszczenia potrzebnych przedmiotów w ustalonych miejscach, ilości oraz kolejności użytkowania. Żeby sobie zaoszczędzić gorączkowego poszukiwania jakiejś potrzebnej rzeczy po przybyciu na miejsce wypoczynku warto przyporządkować zabierane rzeczy do konkretnych walizek czy toreb. Warto przypisać do walizek „właścicieli” i z nimi będą kojarzyły się określone grupy rzeczy zabieranych na wyjazd. Co więcej, warto zapisać sobie, gdzie dane rzeczy i w jakiej ilości będą spakowane. Biorąc pod uwagę, że walizki najczęściej posiadają jakieś podziały na komory lub dodatkowe schowki, warto też określić co się w nich znajdzie. No i koniecznie trzeba uwzględnić dostęp do tych najpotrzebniejszych rzeczy w trakcie drogi na wakacje, aby uniknąć wypakowywania wszystkich rzeczy, żeby dotrzeć do potrzebnej w tej chwili ładowarki do telefonu.

Po wykonaniu tych dwóch kroków wreszcie można przejść do fazy fizycznego pakowania rzeczy realizując dwa kolejne kroki systemu 5S – czyli sprzątania i standaryzacji. Może zastanawiać co tu pomoże sprzątanie, przecież wystarczy te rzeczy spakować, tak jak wcześniej to sobie rozpisaliśmy. Rozumiejąc jednak podstawowy cel sprzątania, którym jest identyfikacja problemów, zdamy sobie sprawę, że jest to ważny etap w naszym procesie. Dlaczego? Wyobraźmy sobie, że spakowaliśmy zestaw zapasowych baterii do latarki, ale bez sprawdzania, czy faktycznie są to dobre baterie. Można się niemiło zdziwić gorączkowo wymieniając je podczas spaceru po lesie, gdy wokół już zrobiło się ciemno. Inna sytuacja, ale również pokazująca istotę sprzątania na etapie pakowania się. W trakcie pobytu na turnusie w hotelu zaplanowana jest impreza integracyjna grupy, na którą zabieramy jakiś wystrzałowy strój wyjściowy. Spakowany – tak. Ale zakładając go na miejscu okazuje się, że w bardzo widocznym miejscu strój jest poplamiony i …. mamy problem. Chyba, że przed zapakowaniem dokładnie go obejrzymy, jak trzeba wypierzemy i dopiero spakujemy, najlepiej w jakimś ochronnym pokrowcu. W trakcie takiego „sprzątania” przed wyjazdem może się również okazać, że na liście coś mamy co chcemy zabrać – ale w naszych zasobach już tego dawno nie ma – czyli znowu identyfikujemy problem. Mamy czas zareagować. Przydatne to „sprzątanie”…

A co nam daje standaryzacja? Przede wszystkim spisanie sobie tych wszystkich ustaleń określa nasz sposób postępowania przy pakowaniu. Możemy łatwiej „zlecić” przygotowanie i sprawdzenie rzeczy z listy pozostałym uczestnikom wyjazdu – nie będą się już musieli zastanawiać co, w jakiej ilości i miejscu spakować. Poza tym standard raz opracowany i sprawdzony w praktyce przyda się na kolejne wyjazdy wypoczynkowe lub pozwoli na konieczne korekty, jeżeli z czymś przedobrzyliśmy. Wspaniale wpisuje się to w ideę naszego ciągłego doskonalenia.

I wreszcie zostaje nam ostatnie „S” – to samodyscyplina. Oznacza ona nic innego, jak trzymanie się opracowanego standardu. Przecież pokusa zabrania czegoś ponad zdefiniowaną listę może być duża, np. jeszcze ta(e) para(y) butów się przyda(dzą). A największą siłę działania z piątym „S” pokażemy pakując się zgodnie ze standardem na drogę powrotną do domu. Tylko, jak nie przewidzimy na etapie selekcji i systematyki miejsca na pamiątki z wakacji, może być konieczne zrobienie szybkiego „sprzątania” J.

Powodzenia w pakowaniu!

Michał Nowak - Trener "bez owijania"