Większość ludzi otrzymuje codziennie w pracy dziesiątki różnych informacji, których selekcja zajmuje sporo czasu. Warto wypracować więc racjonalną metodę postępowania z informacjami, które trafiają na nasze biurka.
Informacje napływają do nas na wiele różnych sposobów:
- Na papierze (pocztą, faksem jako korespondencja wewnętrzna, z gazet i czasopism, broszur, raportów).
- W formie elektronicznej (poprzez e-mail czy intranet).
- W rozmowach (np. w kontaktach bezpośrednich, telewizyjnych, radiowych, telefonicznych czy przez pocztę głosową).
Pamiętaj, że niektóre informacje mogą wydawać się bardziej pilne niż są w rzeczywistości.
Postaraj się ustalić rutynowe postępowanie z napływającymi informacjami. Jeżeli np. wiesz, że poczta z zewnątrz przychodzi o 10:00, a ogłoszenia wewnętrzne przekazywane są o 11:00, przeznacz czas przed lunchem na ich przejrzenie. W tym samym czasie czytaj wiadomości nadchodzące pocztą elektroniczną i jeżeli do tej pory nie miałeś okazji przejrzeć pracy, zrób to właśnie teraz. Pod koniec dnia należy powtórzyć te czynności w celu uporządkowania biurka i przygotowania się do kolejnego dnia pracy. Przed podjęciem szczególnie trudnego działania czasami dobrze jest „przespać się” z problemem.
Warto pamiętać o kilku praktycznych zasadach, tj.:
- Pozbywaj się wszystkich informacji, które wydają ci się niepotrzebne.
- Kopiuj informacje tylko dla tych osób, których one dotyczą.
- Zrezygnuj z prenumeraty czasopism, których nie czytasz.
Powodzenia z selekcją informacji!
Anna Swardoń (czytelniczka bloga)