Ze służbowej skrzynki e-mail korzysta każdego dnia naprawdę mnóstwo osób. Służbowa poczta elektroniczna w takim samym, a może nawet w jeszcze większym stopniu, jak prywatna poczta elektroniczna jest narażona na ataki hakerów. W każdej organizacji, która korzysta ze służbowej poczty elektronicznej powinien zostać opracowany regulamin regulujący kwestie bezpiecznego korzystania z niej.

Jakie zagrożenia czyhają na użytkowników poczty elektronicznej?

Służbowa poczta elektroniczna służy do korespondencji z klientami, kontrahentami i partnerami biznesowymi. W związku z tym każdego dnia jej użytkownicy przetwarzają ogromną ilość wrażliwych danych, w tych danych osobowych. Dla cyberprzestępców dane te są niezwykle cenne. Nic więc dziwnego, że skrzynki służbowych poczt elektronicznych są przez nich atakowane naprawdę bardzo często. Wbrew pozorom zapewnienie bezpieczeństwa danych, które znajdują się na służbowej poczcie elektronicznej wcale nie jest trudne. Wystarczy tylko pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Najważniejsze jest silne hasło

Wiele osób korzystających z poczty elektronicznej zarówno tej prywatnej, jak i służbowej logując się do niej ustanawia krótkie i proste hasło. Jest to ogromny błąd, hasło do poczty powinno być silne. Za takie uznawane jest długie, składające się minimum z ośmiu znaków hasło. Hasło może składać się oczywiście także z większej liczby znaków – im jest ich więcej, tym lepiej. Z ilością znaków nie należy jednak przesadzać. Bardzo skomplikowane hasło będzie wprawdzie trudne do odgadnięcia, ale jednocześnie trudniej będzie je zapamiętać.

Dwustopniowa weryfikacja to podstawa

Oprócz silnego hasła dobrym zabezpieczeniem przed hakerami jest także stosowanie dwustopniowej weryfikacji. Wiele osób takiej weryfikacji hasła do skrzynki elektronicznej stara się unikać, gdyż jest to trochę uciążliwe. Konieczność wpisania dodatkowego kodu, który uwierzytelni tożsamość użytkownika to jednak najlepszy sposób bezpiecznego korzystania z poczty elektronicznej.

Co jeszcze można zrobić?

Osoby, które chcą bezpiecznie korzystać ze służbowej poczty elektronicznej muszą pamiętać o tym, aby w treści wiadomości nie znajdowały się niezanonimizowane dane osobowe. Wszystkie załączone załączniki muszą zostać zaszyfrowane. Ponadto ustawione do ich rozszyfrowania hasło powinno zostać przesłane inną drogą. Do tego należy zawsze sprawdzać rzeczywisty adres e-mail osoby, która podaje się za nadawcę wiadomości. Nigdy nie należy otwierać podejrzanych wiadomości i załączników.

Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor ochrony danych)