W ostatnim czasie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) celem usprawnienie procesu składania skarg oraz zapewnienie większej przejrzystości w działaniach urzędu, wprowadził możliwość składania skarg za pomocą e-doręczeń.

Zgodnie z nim, skargi mogą być składane za pośrednictwem dedykowanego formularza elektronicznego. Ma to na celu uproszczenie procesu. Pamiętać jednak należy o kilku istotnych wymogach.

Skarga w formie elektronicznej musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Konieczne jest również podanie adresu elektronicznego osoby składającej skargę. Jeśli jest ona składana przez pełnomocnika, pełnomocnictwo także musi zostać dostarczone w formie elektronicznej i opatrzone odpowiednim podpisem. Dokumenty te muszą być zgodne z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, co zapewnia ich autentyczność i integralność.

Wymogi formalne i konsekwencje ich niespełnienia

Warto podkreślić, że skargi niezawierające imienia, nazwiska oraz adresu osoby składającej, będą pozostawiane bez rozpoznania. Jest to związane z brakiem możliwości kontaktu z nadawcą, co uniemożliwia dalsze procedowanie sprawy. Należy również pamiętać, że e-mail nie jest akceptowany jako forma składania skarg do Prezesa UODO. Skargi przesłane wyłącznie drogą mailową również pozostaną bez rozpoznania.

Podsumowując, aby Urząd Ochrony Danych Osobowych przystąpił do rozpatrywania skargi, musi ona spełnić poniższe wymogi:

1. Skarga musi być złożona za pomocą dedykowanego formularza elektronicznego.

2. Konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

3. Należy podać adres elektroniczny osoby składającej skargę.

4. W przypadku działania przez pełnomocnika pełnomocnictwo musi być dostarczone w formie elektronicznej i opatrzone odpowiednim podpisem.

5. Skargi bez imienia, nazwiska oraz adresu pozostaną bez rozpoznania.

6. Adres e-mail nie jest akceptowany jako forma składania skarg.

Wprowadzenie nowej formy składania skarg ma na celu usprawnienie procesu składania skarg oraz zapewnienie większej transparentności działań urzędu. Przestrzeganie nowych zasad jest kluczowe, aby skarga mogła zostać skutecznie rozpatrzona i nie została odrzucona z powodów formalnych.

 Żródło: https://uodo.gov.pl/pl/504/2246