Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, elektronizacja akt osobowych, nowy wzór świadectwa pracy. Takie zmiany prawdopodobnie zaczną obowiązywać już w roku 2017. Już nie 50 lat a 10 od rozwiązania stosunku pracy, pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Dodatkowo ma stać się także możliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca będzie wydawał pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy wraz z zaświadczeniem o wysokości zarobków osiągniętych w trakcie zatrudnienia.

Takie zmiany przewiduje projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, przygotowywany przez Ministerstwo Rozwoju.

Przedstawiona propozycja skróconego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo – płacowej zakłada, że pracodawcy będą zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej jedynie 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Okres ten ma umożliwić wykorzystanie zgromadzonych dokumentów jako dowodów na wypadek sporu sądowego ze stosunku pracy. Natomiast wszystkimi niezbędnymi informacjami do uzyskania świadczeń emerytalno – rentowych dysponował będzie ZUS, gromadząc dane przekazywane przez pracodawców. Obowiązek 10 – letni przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmie umowy zawarte po 31 grudnia 1998 r. Dla umów zawartych sprzed 01 stycznia 1999 r. będzie stosowało się zasady dotychczasowe.

Ponadto projekt przewiduje, iż po rozwiązaniu stosunku pracy lub jego wygaśnięciu pracodawca będzie wydawał pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy wraz z zaświadczeniem o wysokości zarobków osiągniętych w trakcie zatrudnienia Przyjęcie takiego rozwiązania oznaczać będzie zwolnienie płatników składek z obowiązku przekazywania do ZUS dodatkowych dokumentów, które obecnie zawierają dane wykazywane w zaświadczeniu wystawianym np. na druku ZUS Rp-7 czy też ZUS Z-3. Oznacza to, iż wraz z nowelizacją pojawi się nowy wzór świadectwa pracy, które będzie mogło być wystawiane w formie pisemnej lub elektronicznej.

Nowelizacja wskazuje również na możliwość wyboru przez pracodawcę prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej. Dokumentacja w wersji papierowej przestanie być obowiązkowa. Obecnie pomimo wyraźnego obowiązku papierowego prowadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, pracodawcy którzy tworzą ją w wersji elektronicznej mogą traktować ją jedynie jako pomocniczą.

Większość nowych rozwiązań ma obowiązywać od 01 czerwca 2017 r. Będziemy śledzić zmiany i informować o nim na naszym blogu.

Anna Kozłowska – Prawnik, Szkoleniowiec z zakresu prawa pracy