…jeśli przychodzisz do pracy w dżinsach, traktują cię jak dżinsy. Gdy przychodzisz w garniturze, traktują Cię jak garnitur…

Sekretariat – to, że jest w niemalże każdej firmie, która nie jest straganem z pietruszką lub butikiem z ekskluzywną odzieżą jest dla nas rzeczą oczywistą. Ale, czy kiedykolwiek zastanawialiście się po co on właściwie, tak naprawdę, jest? Czym zajmują się osoby tam pracujące? Jak powinien wyglądać i funkcjonować?

Podświadomie każdy z nas wie czym sekretariat się zajmuje, jednak realnie rzecz biorąc niewiele osób ma właściwe pojęcie o tym jak istotną rolę w strukturach firmy pełni (o tym może innym razem). Nadal często spotyka się osoby pracujące w sekretariacie, które nigdy w życiu nie powinny do niego trafić w roli pracownika. Bardzo często szefowie sami nie zwracają uwagi na to jak ta komórka funkcjonuje i jak osoby w niej pracujące reprezentują instytucję, w której są zatrudnione. To wielki błąd!

Sekretariat i osoby w nim pracujące są wizytówką firmy i nie jest to tylko tani, wyświechtany frazes.

Gdzie kierujesz swoje kroki udając się na spotkanie czy to służbowe, czy prywatne, ale jednak w siedzibie firmy? Po sforsowaniu coraz większych zastępów bram i ochroniarzy, koniec końców trafiamy do sekretariatu i dopiero stamtąd (o ile los nam sprzyja) do właściwego miejsca naszego przeznaczenia.

Właśnie dlatego ważne jest kto i jak w sekretariacie pracuje, bo jak cię widzą i słyszą, tak cię piszą.

Sekretariat jest pierwszą linią frontu, nie możemy tam posadzić przypadkową osobę i wcale nie chodzi o to, by na krześle, za biurkiem siedziała kobieta o aparycji i wymiarach supermodelki. To byłoby zbyt proste!

Właściwa osoba na tak eksponowanym stanowisku musi nie tylko odpowiednio (profesjonalnie) się prezentować, musi też umieć się zachować w każdej, nawet najmniej prawdopodobnej i najbardziej stresującej sytuacji.

Wygląd, kwestia banalna, jednak nadal nieprzyswojona przez wszystkich. Dawno temu ktoś powiedział: jeśli przychodzisz do pracy w dżinsach, traktują cię jak dżinsy. Gdy przychodzisz w garniturze, traktują Cię jak garnitur… Wizerunek zewnętrzny ma ogromne znaczenie w obcowaniu z ludźmi. Tym bardziej, wizerunek sekretarki nie jest jej prywatną sprawą. Ubiór, fryzura, wygląd dłoni to sprawy istotniejsze niż mogłoby się wydawać. Oto garść elementarnych zasad dotyczących strony wizualnej: ubranie powinno mieć zakryte ramiona, również w lecie, strój nie powinien podkreślać kształtów, spódnica powinna sięgać za kolano, niedopuszczalne są gołe nogi – nawet w lecie (!), buty obowiązkowo z zakrytymi palcami i piętami, na lekkim obcasie, o klasycznym fasonie, biżuteria – im mniej tym lepiej, żadnej ekstrawagancji, makijaż delikatny, naturalny. Żadnych smoky eyes, szponów niczym Cruella de Mon ze „101 Dalmatyńczyków” i tym podobnych (przecież nie chcemy straszyć naszych gości).

Teraz trudniejszy element, zachowanie. Bez względu na to, czy kontakt jest bezpośredni, za pomocą telefonu lub też maila, sekretarka zawsze powinna być miła i uśmiechnięta. Nikt nie lubi oglądać ludzi, którzy wyglądają jakby szli na szafot lub, którzy sprawiają wrażenie, że pracują w danym miejscy za karę. Nawet podczas sytuacji trudnych, czy też nieprzyjemnych sekretarka musi „wziąć się w garść” i wybić ponad nie. Zawsze powtarzam, że na panikę przyjdzie pora, więc po co panikować wcześniej, skoro można później? (a najlepiej wcale). Nawet jeśli nie wiemy co robić i jesteśmy przerażeni, pracując w sekretariacie nie dajmy tego po sobie poznać. Zachowanie zimnej krwi przyda się niejednokrotnie.

Obowiązkowym elementem, nie mniej niż odpowiedni strój, jest uśmiech i życzliwość. Sekretariat powinien być miejscem gdzie ludzie przychodzą z przyjemnością i przekonaniem, że zawsze znajdą pomoc kompetentnej osoby. W tym wszystkim jednak nie można zapomnieć, że nie jest, a przynajmniej nie powinno to być miejsce wspólnych spotkań plotkarskich. Nie ma chyba nic gorszego, niż sekretariat przypominający targ, na którym zebrały się przekupki.

W sekretariacie powinny pracować osoby, które znają swoją wartość. Takie, które cenią kontakt z drugim człowiekiem, są chętne do pomocy, ale kiedy trzeba potrafią też być stanowcze i asertywne, bo inaczej może się okazać, że wykonują pracę za połowę innych działów firmy i zaczyna im brakować czasu na ich własne, bieżące, niecierpiące zwłoki zadania.

Najprostsza metoda na idealny sekretariat? Niech pracujące tam osoby przyjmują gości w taki sam sposób jak same chciałyby być przyjęte lub, jeśli nam, jako szefom, to nie odpowiada, niech przyjmują gości w taki sposób jak my chcielibyśmy być przyjęci. Nie bójmy się podnoszenia standardów pracy, wychodźmy naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów, bo dzięki temu budujemy wizerunek i markę naszej firmy. Czy tego chcemy, czy nie – sekretariat jest kluczowym elementem układanki organizacji, dlatego zadbajmy by było to miejsce przyjazne zarówno pod kątem wnętrza, jak i osób tam pracujących. A jeśli znajdziecie osobę sprawdzającą się w roli pracownika sekretariatu, dbajcie o nią jak o skarb, bo to jest naprawdę trudna i ważna praca.

Marta Megger – Trener „bez owijania”