Popularność pracy zespołowej jest obecnie bardzo duża. Członkowie zespołów projektowych skutecznie rozwiązują problemy, ściśle ze sobą współpracują. Dzięki odpowiednio dobranym członkom zespołu możliwe jest lepsze generowanie zysków. Członkowie dobrze dobranego zespołu są odpowiedzialni, kreatywni, posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności. O tym, czy projekt odniesie sukces zadecyduje między innymi sposób zarządzania zespołem, umiejętność rozwiązywania ewentualnych konfliktów i problemów.

Definicja problemu

W życiu codziennym, ale także i zawodowym możemy spotkać się z pewnymi sytuacjami, czy zadaniami, z których trudno jest nam wyjść. Ale definicja problemu oznacza także istotną sprawę, którą należy przemyśleć i rozwiązać. Od problemów nie jest wolny także zespół projektowy. Najczęstsze problemy, które mogą dotknąć zespół projektowy to:

nieoszacowanie budżetu projektu;

niewystarczające zasoby;

niedotrzymanie atrybutów projektu;

przekroczenie czasu potrzebnego do jego realizacji.

Problemem w zespole mogą stać się także nieporozumienia, a nawet konflikty pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, czy też pomiędzy liderem a członkami grupy.

Zbieranie informacji i analiza problemu

Aby rozwiązać problem, trzeba go przede wszystkim dostrzec, a następnie nazwać. Początkowe oznaki pojawiających się problemów powinny zostać dostrzeżone przez lidera zespołu. Już pierwsze niewerbalne sygnały – unikanie przebywania w tym samym pomieszczeniu, zdawkowe odpowiedzi, brak kontaktu wzrokowego – powinny być dla niego sygnałem, że w grupie mogą pojawić się pewne trudności. Jeżeli nie zostaną one natychmiast rozwiązane, grozi to eskalacją konfliktów i może zagrażać dokończeniu projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem.

Identyfikacja możliwych rozwiązań

Aby możliwa była identyfikacja ewentualnych rozwiązań, po pierwsze należy problem zdefiniować. Powinien on być sformułowany w sposób czytelny i prosty. Dzięki temu problem zostanie jednoznacznie zrozumiany przez wszystkich członków zespołu. W tym celu niezbędne jest:

ustalenie osób, których dotyczy problem;

określenie czasu wystąpienia problemu;

określenie miejsca, gdzie pojawił się problem;

określenie jego zakresu i powagi.

 Burza mózgów

Jest twórczą metodą rozwiązywania problemów. Została wymyślona jako metoda rozwiązywania problemów w zespole już w latach 30. XX wieku. Za jej twórcę powszechnie jest uważany Alex Osborn. Jeśli zostanie dobrze przeprowadzona, pozwoli nam na zebranie bardzo dużej ilości informacji, które będziemy mogli wykorzystać do rozwiązania problemu, występującego w zespole. Decydując się na burze mózgów, pamiętajmy o zasadach, które nią rządzą. Nie zapominajmy, że w trakcie burzy mózgów:

głos zabierają wszyscy członkowie zespołu;

doceniamy każdą, nawet najbardziej skrajną wypowiedź.

Osoba, która prowadzi burzę mózgów musi czuwać nad jej przebiegiem. Nie powinna dopuścić do tego, aby jej uczestnicy komentowali wypowiedzi swoich poprzedników czy też je przerywali. Oczywiście burzę mózgów należy rozpocząć od zaprezentowania jej celu. Osoba, która sprawuje koordynację nad burzą mózgów musi dopilnować, aby wypowiedzi członków zespołu nie były oceniane. Na krytykowanie i ocenę przyjdzie czas później. Im więcej pomysłów uda nam się zebrać, tym lepiej. Ich jest ich więcej, tym prawdopodobieństwo, że znajdzie się wśród nich najbardziej doskonały sposób rozwiązania problemu będzie większe.

Wybór najlepszego rozwiązania

Pomysły, które zostaną zgłoszone w czasie burzy mózgów na pewno nie będą stereotypowe. Możemy spodziewać się, że proponowane rozwiązania będą odkrywcze i innowacyjne. Wszystkie pomysły, które padną podczas burzy mózgów powinny zostać najpierw zapisane, później zebrane, a następnie poddane (najlepiej na następny dzień) dogłębnej analizie. Nad każdą zgłoszoną propozycją powinna odbyć się dyskusja. Dzięki temu uda się wybrać rozwiązanie, które dla zespołu będzie najbardziej korzystne.

W pracy zespołowej nie da się uniknąć problemów. Trzeba jednak wykorzystać wszystkie możliwe sposoby, aby je rozwiązać.

Adam Pisterski (Trener "bez owijania")