W każdej firmie jest mnóstwo dokumentów istotnych dla jej funkcjonowania. Wyciek, kradzież czy udostępnienie poufnych danych może mieć katastrofalne skutki. Do takich zdarzeń często dochodzi w tych firmach, w których nie ma jasno określonej polityki kluczy.

Polityka kluczy istotnym elementem bezpieczeństwa

Polityka kluczy to system czynności i metod, które powinny zostać wykonane, aby pokoje pracowników zostały dobrze zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób. Polityka ta powinna obejmować nie tylko pokoje pracowników, ale także znajdujące się w nich szafy i sejfy. Szczególnie należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń, szaf i sejfów, w których przechowywane są dokumenty zawierające dane osobowe. Obowiązek opracowania systemu zabezpieczającego dostęp do pomieszczeń biurowych wynika z RODO. W polityce kluczy niezwykle ważną rolę odgrywa edukacja pracowników. Każda z zatrudnionych w danej firmie osób powinna mieć świadomość tego, jakie mogą być konsekwencje pozostawienie niezamkniętego pomieszczenia lub klucza do niego bez opieki. Należy też opracować system zarządzania kluczami. Sytuacje, w których pracownicy dorabiają klucze bez wiedzy pracodawcy nie powinny mieć miejsca.

Instrukcja wydawania kluczy

Polityka kluczy to nic innego jak instrukcja wydawania i zdawania kluczy. Celem przygotowania takiego dokumentu jest ewidencjonowanie i kontrolowanie dostępu do pomieszczeń, szaf i sejfów, w których znajdują się papierowe dokumenty lub elektroniczne nośniki z danymi osobowymi. Opracowanie procedur składających się na politykę kluczy ma służyć zabezpieczeniu pomieszczeń, szaf i sejfów przed dostępem osób nieupoważnionych. Musi być prowadzona ewidencja wydawanych i zdawanych kluczy do pokoi pracowników i innych pomieszczeń, z których znajdują się dokumenty z danymi osobowymi.

Kto powinien opracować procedurę postępowania z kluczami?

Obowiązek opracowania procedury postępowania z kluczami do pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty zawierające dane osobowe spoczywa na administratorze tych danych. Sytuacja, w której po zakończeniu dnia pracy klucze do pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty z danymi osobowymi są pozostawiane w drzwiach jest niedopuszczalna. Ułatwia to dostęp do tych pomieszczeń innym osobom.

W wielu firmach nie ma żadnej kontroli nad kluczami. Pracownicy nie tylko pozostawiają je w drzwiach na zakończenie dnia pracy, ale też często je dorabiają nie informując o tym pracodawcy. Efekt jest taki, że dostęp do pokoi pracowników może mieć praktycznie każdy.