25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej o ochronie danych osobowych, zwane popularnie RODO. Wprowadziło ono wiele istotnych zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych. Wraz z wejściem w życie RODO znowelizowany został między innymi Kodeks pracy w kontekście art. 22(1) a oraz 22(1) b, które w procesach rekrutacji pracowników mają duże znaczenie.
Jakie dane może uzyskać pracodawca?
Znowelizowany art. 22(1)§1 Kodeksu pracy jasno mówi, że pracodawca może uzyskać (nie ma prawa żądać) tylko następujące dane osobowe:
- imię i nazwisko kandydata;
- data urodzenia;
- dane kontaktowe – może to być numer telefonu lub adres e-mail. Pracodawca może też wskazać, jakie formy kontaktu preferuje;
- wykształcenie;
- posiadane kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Przepisy Kodeksu pracy odnoszące się do rekrutacji pracowników dotyczą tylko osób, które będą wykonywać pracę na podstawie umowy o pracę, nie są nimi objęte osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych, czyli zatrudnione na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Jeśli chodzi o dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, to pracodawca może wymagać ich podania tylko wtedy, gdy są one niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy bądź na danym stanowisku. Na etapie rekrutacji pracodawcy nie mogą już domagać się podania takich danych, jak imiona rodziców czy adres do korespondencji. Do dokumentów aplikacyjnych kandydaci mogą dołączać zdjęcie, będzie to jednak wyłącznie inicjatywa własna – pracodawcy nie mogą domagać się dołączania zdjęcia, gdyż są one dodatkowym źródłem informacji o kandydacie, co stoi w sprzeczności z przepisami RODO.
W jaki sposób mogą być przetwarzane dane osobowe kandydatów na pracowników?
Zgodnie z zapisami, które znalazły się w art. 7 RODO, przetwarzanie danych osobowych osób, które ubiegają się o przyjęcie do pracy, może odbywać się tylko po wyrażeniu przez nie zgody. Ustawodawca nie określił, w jakiej formie zgoda ta ma zostać udzielona. Na ogół umieszcza się ją w dokumentach aplikacyjnych, ma więc formę pisemną. Należy wyraźnie podkreślić, iż kandydat na pracownika wyraża zgodę wyłącznie na potrzeby jednego, konkretnego postępowania rekrutacyjnego. Istotne jest też to, że wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie oznacza, że pracodawca może żądać podania innych danych niż te, które wymienione zostały wyżej. Co więcej, odmowa ich udostępnienia nie może skutkować tym, że kandydat nie zostanie dopuszczony do kolejnego etapu rekrutacji. Dane osobowe osób, które nie zostaną zatrudnione muszą zostać usunięte natychmiast po zakończeniu rekrutacji.
Monika Zygmunt-Jakuć (Inspektor ochrony danych)