Jak już wiecie w przyszłym roku, a dokładnie we wrześniu 2018 stracą ważność wszystkie certyfikaty wydane na zgodność z wymaganiami norm ISO 9001:2008 i ISO 14001:2004, co oznacza, że tak naprawdę pozostało niezbyt wiele czasu na przystosowanie Waszych systemów do wymagań znowelizowanych standardów. Osoby odpowiedzialne za to przedsięwzięcie zapewne znajdują się już w ferworze prac, a jeśli nie to na pewno już o tym intensywnie myślą (bo to już naprawdę ostatni moment na rozpoczęcie przygotowań w tym zakresie). Dzisiaj nie będę jednak pisać o wymaganiach nowych norm, a o najczęściej popełnianych błędach i trudnościach spotykanych w trakcie prac przystosowawczych. Mam nadzieję, iż być może ustrzeże to Was przed tego typu sytuacjami i w jakiś sposób ułatwi cały proces i zaoszczędzi czasu oraz zbędnych nerwów.

Otóż podstawowym błędem w mojej ocenie jest powierzanie wszystkich prac jednej osobie (zwłaszcza w przypadku większych organizacji), która od początku do końca ma się wszystkim zająć i za wszystko odpowiadać. W takiej sytuacji istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo (graniczące z pewnością), że system będzie funkcjonował tylko i wyłącznie „na papierze”.

Pamiętajcie, że ważna jest tu praca zespołowa, a przede wszystkim korzystanie z wiedzy i doświadczenia współpracowników, którzy są mistrzami w swojej dziedzinie i to oni, a nie kto inny zna procesy, za które odpowiada od podszewki, wie jakie istnieją dla nich zagrożenia, ale i szanse (a o to przecież między innymi chodzi w „nowych normach”). Często organizacje nie mają konkretnego planu na przeprowadzenie niezbędnych zmian, działają po omacku na zasadzie jakoś to będzie…otóż dużo łatwiej, sprawniej i przyjemniej będzie jeśli jednak stworzymy choć ogólny harmonogram planowanych zmian, z przyporządkowaniem osób odpowiedzialnych i terminów, w jakim dany etap powinien zostać zakończony.

Niestety dość często spotykanym zjawiskiem jest również niechęć do wprowadzania zmian w istniejących systemach, a dokładnie mam na myśli to, iż organizacje i owszem chcą (albo muszą) je przystosować do znowelizowanych wymagań, ale po jak najmniejszej linii oporu, nie angażując się za bardzo w temat i tak naprawdę nie za bardzo chcąc naruszać aktualnie obowiązującą strukturę. Taka sytuacja ma miejsce zwykle gdy kierownictwo tak naprawdę nie do końca wierzy w systemy, nie rozumie ich i nie przywiązuje dużej wagi do tego aby „żyły” w organizacji, czyli w skrócie chcemy mieć certyfikat, a prawdziwy system to już niekoniecznie.

Kiedyś już o tym pisałam, ale nie mogę się powstrzymać aby tego jeszcze raz nie podkreślić, otóż iż decydujemy się na podjęcie w firmie trudu (również finansowego) w celu implementacji jakiegokolwiek systemu zarządzania to postarajmy się to zrobić dobrze, zaangażujmy się w te prace, bo to ma usprawnić nasze codzienne działania i przynosić wymierne efekty, a nie generować wydatki i frustrację. Nasze zaangażowanie i praca w tworzenie i przystosowywanie systemów do nowych wymagań na pewno przyniesie pozytywny efekt. Innego rodzaju problemem, ale jednak jednym z tych bardziej znaczących, jest nieznajomość nowych wymagań norm oraz trudności z ich interpretacją. Nie wiem z czego to wynika, ale wiele osób ma tendencje to znacznego komplikowania rzeczywistości i nadimpretuje wymagania.

Pamiętajmy o tym, że tak naprawdę zarówno standard ISO 9001, jak i ISO 14001 były aktualizowane między innymi celem ich uproszczenia i łatwiejszego sprostania wymaganiom (zwłaszcza w przypadku małych organizacji) oraz lepszego przystosowania do rzeczywistości gospodarczej, dlatego nie utrudniajmy sobie sami skoro nikt od nas tego nie wymagaJ.

Zdaję sobie sprawę, że nie sposób napisać w kilku zdaniach o wszystkich trudnościach dlatego skupiłam się na tych najczęściej spotykanych, a do naszych Szanownych Czytelników zwracam się z prośbą aby jeśli mają jeszcze jakieś inne doświadczenia w tym zakresie to niech się z nami nimi podzielą na łamach bloga. Trzymam kciuki za wszystkich odpowiedzialnych za prace dostosowawcze i za audyty, które czekają Wasze systemy.

Agnieszka Łokaj (Trener ISO)