Kiedy w życie weszły przepisy RODO, czyli te dotyczące ochrony danych osobowych, powiło się
wiele zmian dotyczących przechowywania takich danych, ich przetwarzania i administrowania nimi. Wiele osób zastanawia się czy RODO dotyczy również kwestii rejestrowania rozmów telefonicznych. Spróbujemy rozwiać pojawiające się wątpliwości.
Nagrywanie rozmów prywatnych a RODO
Zgodnie z obowiązującymi przepisami nagrywanie rozmów osobistych nie wymaga informowania drugiej strony. Takie działanie nie stoi w sprzeczności z aktualnymi przepisami. Dzieje się tak bez względu na to, ilu uczestników bierze udział w rozmowie. Trzeba jednak pamiętać, że takie zachowanie stoi w sprzeczności z dobrymi obyczajami i zasadami współżycia społecznego. Co więcej, postępując w ten sposób narażamy się na skierowanie wobec nas zarzutu naruszenia dóbr osobistych
Nagrywanie rozmów firmowych a RODO
Jeśli prowadzimy firmę i chcemy rejestrować rozmowy z naszymi kontrahentami, jesteśmy już zobowiązani do powiadomienia rozmówcy o tym, że takie nagrywanie będzie miało miejsce. Co ważne, prawo nakłada na nas obowiązek powiadomienia również o celu zapisu rozmów. Bardzo ważne jest, aby wskazać także administratora danych osobowych. Warto pamiętać, że nasz klient ma prawo między innymi do dostępu do zarejestrowanych rozmów, ich prostowania, usuwania. Może również wyrazić swój sprzeciw, jeśli chodzi o ich przetwarzanie.
Co grozi za nagrywanie rozmów bez zgody?
Decydując się na nagrywanie rozmów bez zgody osoby nagrywanej, musimy liczyć się z ryzykiem poniesienia poważnych konsekwencji. Przede wszystkim grozi nam kara finansowa, która może wynosić nawet 4% osiąganych dochodów. W praktyce oznacza to tyle, że być może będziemy musieli uiścić imponującą kwotę, która poważnie może wpłynąć na funkcjonowanie naszej firmy. Jeśli wykorzystamy zarejestrowane rozmowy bez zgody osoby, która została nagrana, grozi nam też zarzut naruszenia dóbr osobistych. Oznacza to tyle, że liczyć trzeba się z pozwem z powództwa cywilnego.
Wykorzystanie nagranych rozmów w sądzie
Jeśli chcemy mieć pewność, że sędzia uwzględni przedstawione nagrania jako dowód, warto mieć zgodę osoby nagrywanej na rejestrację. Brak takiej zgody nie oznacza braku możliwości skorzystania z takiego dowodu, ale zawsze niesie za sobą takowe ryzyko.
RODO wprowadziło wiele zmian w zakresie administrowania danymi osobowymi. Dotyczą one między innymi rejestrowania rozmów telefonicznych. Pamiętać trzeba, że takie rozmowy również mają charakter danych osobowych i w związku z tym podlegają regulacjom ujętym w RODO. Ich przestrzeganie jest więc nie tylko naszym obowiązkiem, ale pozwala uniknąć poważnych konsekwencji prawnych.
Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor Ochrony Danych)