W większości firm jedna drukarka dostępna jest dla wielu pracowników. Sytuacje, w których wydruk przygotowany przez jedną osobę jest zabierany przez kogoś innego nie należą więc do rzadkości. W przypadku, gdy na wydruku znajdowały się poufne dane, zostały naruszone zasady bezpieczeństwa. Takich sytuacji może jednak uniknąć. Wystarczy stosować system zarządzania drukiem. Do nowoczesnych drukarek, których obecnie jest na rynku naprawdę bardzo wiele producenci dołączają aplikacje, które zapobiegają naruszeniu zasad bezpieczeństwa danych.

Jakie zagrożenia wiążą się z drukowaniem?

Dostępne obecnie na rynku urządzenia drukujące posiadają nie tylko własne oprogramowanie, ale także pamięć. Coraz częściej też posiadają własny dysk twardy, na którym przechowują mnóstwo informacji. Z uwagi na cenne informacje urządzenia drukujące w firmach mogą stać się atakiem cyberprzestępców. Atak cyberprzestępców to tylko jedna z możliwości wycieku danych. Zostawianie na urządzeniu drukującym gotowego wydruku zdarza się naprawdę bardzo często. Oznacza to złamanie przepisów RODO. Konsekwencją może być wysoka kara finansowana nałożona przez UODO. Każda firma powinna więc zadbać o to, aby dostęp do urządzenia drukującego i proces drukowania były kontrolowane. Należy również zadbać o uwierzytelnianie dostępu. Nie jest to trudne, gdyż, jak wspomnieliśmy, wiele usług ochronnych można aktywować korzystać z aplikacji dołączonej przez producenta drukarki.

Jakie są metody bezpiecznego wydruku?

Monitorowanie dostępu do urządzenia za pomocą uwierzytelniania użytkowników jest jednym ze sposobów na bezpieczne wydruki. Metodą bardzo skuteczną jest stosowanie kodu PIN przypisanego do każdego pracownika. Obecnie taką funkcję posiada wiele urządzeń drukujących, które przeznaczone są do użytku przez wiele osób. W celu uwierzytelniania użytkowników można stosować również techniki biometryczne. Niezależnie od tego, jaka metoda uwierzytelniania użytkownika zostanie zastosowana, wydruk rozpocznie się dopiero wtedy, gdy przystępujący do drukowania pracownik potwierdzi swoją tożsamość. Funkcja druku poufnego to kolejny sposób ochrony dokumentów. Funkcję tę posiada obecnie większość drukarek przeznaczonych do użytkowania przez więcej niż jedną osobę. Aby korzystać z tej funkcji, nie ma konieczności instalowania na urządzeniu drukującym dodatkowych sterowników. Warto pamiętać, że nie mogą żadne rozwiązanie techniczne, jeśli pracownicy nie będą odpowiedzialni. Pozostawianie dokumentów przeznaczonych do druku na podajniku drukarki czy gotowych wydruków jest niedopuszczalne.

Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor ochrony danych)