Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 umożliwiła swobodne składanie zgłoszeń o nadużyciach i wykroczeniach przeciwko przepisom i zasadom wewnątrz organizacji prywatnych i publicznych. Należy jednak pamiętać, że zgłoszenie to dopiero pierwszy krok na drodze do przywrócenia stanu równowagi. Konsekwencją tego kroku jest postępowanie następcze. Wyjaśniamy, czy ono jest, jakie są jego etapy oraz jakie obowiązki nakłada na zaangażowane w nie strony. Jego dokładne zrozumienie pomóc może w organizacji całego procesu związanego z działalnością sygnalistów.

Definicja postępowania następczego

Postępowaniem następczym są wszystkie działania, które prowadzą do zbadania problemu i jego rozwiązania. Jeśli zachodzi taka potrzeba, postępowanie to obejmuje również informowanie organów zewnętrznych i sygnalisty o wynikach działań wyjaśniających.

Celem działań następczych powinna być również analiza przyczyn zgłoszonej nieprawidłowości i opracowanie działań korygujących, które zapobiegną powtórzeniu się takiej lub podobnej sytuacji w przyszłości. Elementem całego postępowania powinna być również ochrona sygnalisty przed ewentualnym odwetem sprawców odkrytych przez niego działań.

Postępowanie następcze buduje transparentność w organizacji i odpowiedzialność wśród jej członków. Pozwala również na ograniczenie negatywnych skutków nadużyć teraz i w przyszłości. Aby udowodnić jego zgodność z przepisami prawa, organizacja powinna zadbać o jego prawidłowe dokumentowanie.

Etapy postępowania następczego

Sposób prowadzenia działań następczych powinien zostać opisany wewnętrzną procedurą dostosowaną do specyfiki działalności danej organizacji. Ważne jest, aby określała ona odpowiedzialność za poszczególne obszary i podejmowane działania. Powinna uwzględnić również ochronę sygnalisty, który zgłosił nieprawidłowość.

Postępowanie następcze jest działaniem wieloetapowym. Do najczęściej opisywanych jego kroków należą:
• weryfikacja zgłoszenia,
• podjęcie czynności wymaganych natychmiastowo, na przykład tych, które uniemożliwią zacieranie dowodów naruszenia,
• dochodzenie wewnętrzne,
• działania naprawcze,
• informacja zwrotna do sygnalisty,
• raport z postępowania, ze szczegółowymi informacjami na temat naruszeń i każdego z etapów postępowania,
• monitorowanie i ocena skuteczności wdrożonych działań.

Prawidłowo przeprowadzone działania następcze gwarantują, że system zgłaszania naruszeń działa prawidłowo i jest skuteczny. Pozwalają także sygnalistom nabrać pewności, że ich zgłoszenia mają sens i mogą mieć realny pozytywny wpływ na funkcjonowanie organizacji.