W większości firm z jednej drukarki korzysta wielu pracowników. Może się więc tak zdarzyć, że przygotowane przez jedną osobę wydruki zostaną przypadkowe zabrane przez kogoś innego. Jeśli na wydrukach tych były poufne dane, oznacza to, że doszło do naruszenia zasad bezpieczeństwa. Można temu zapobiec stosując system zarządzania drukiem. Może on być oparty na aplikacjach, które coraz częściej oferują producenci drukarek.

Rozwiązania najprostsze często są najbardziej skuteczne

Mechanizmy autentykacji są bardzo różne. Niektóre są bardzo proste, ale niezwykle skuteczne. Można do nich zaliczyć specjalny, przypisany do danego pracownika indywidualny kod PIN. Obecnie zdecydowana większość drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, które są przeznaczone do użytku przez więcej niż jedną osobę zostało wyposażonych w taką funkcję. Dzięki tej funkcji ryzyko, że poufne wydruki zostaną przez pracownika pozostawione na tacce danego urządzenia drukującego także się zmniejsza. Drukowanie dokumentu rozpoczyna się bowiem dopiero wtedy, gdy pracownik po podejściu do urządzenia potwierdzi swoją tożsamość.

Inna metoda ochrony dokumentów to funkcja druku poufnego. Tego typu funkcja dostępna jest w większości nowoczesnych drukarek przeznaczonych do użytkowania przez grupę osób. Funkcja wydruku poufnego nie wymaga stosowania żadnych dodatkowych sterowników. Jest ona dzisiaj standardem i znajduje się w sterownikach drukarki. W przypadku korzystania z drukarki z funkcją drukowania poufnego, wysyłany przez pracownika dokument zabezpieczany jest kodem PIN lub indywidualnie ustanowionym hasłem. Warto pamiętać, że w sterownikach drukarki można ustawić czas, po którym zadanie zostanie automatycznie usunięte z pamięci drukarki. Bardzo nowoczesną metodą zapewnienia bezpieczeństwa wydruków jest funkcja druku podążającego. W tym jednak przypadku tylko sterowniki drukarki są niewystarczające. Tym razem konieczny jest serwer.

Aby drukowanie było naprawdę bezpieczne

Bardzo wiele zależy od odpowiedzialności pracowników. Niedopuszczalne jest pozostawianie dokumentów przeznaczonych do wydruku na podajniku drukarki. Aby drukowane dokumenty nie trafiły w niepowołane ręce, koniecznie należy uczulić pracowników, aby nie tylko pamiętali o ich zabraniu, ale też, aby nie oddalali się od drukującego urządzenia zanim druk nie dobiegnie końca.

Dopełnienie obowiązków, które nakłada RODO nie jest dzisiaj trudne. Także drukowanie poufnych dokumentów może się odbywać w taki sposób, aby osoby niepowołane nie uzyskały do nich dostępu. Umożliwiają to nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne z funkcją pozwalająca na drukować pewnie i bezpiecznie.

Monika Zygmut - Jakuć (Inspektor Ochrony Danych)