Funkcja „UDW” (skrót ten znaczy „ukryte do wiadomości”) jest jedną z funkcji poczty elektronicznej. Dzięki niej możliwe jest wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców jednocześnie. Dodatkowo funkcja ta umożliwia wysyłanie wiadomości w taki sposób, aby odbiorcy nie mogli widzieć swoich adresów.

Czy adres poczty elektronicznej należy do danych osobowych?

RODO stosunkowo precyzyjnie wyjaśnia, jakie informacje można uznać za dane osobowe. Warto więc przypomnieć, że za dane osobowe uważane są wszystkie informacje, które mogą zostać wykorzystane w celu zidentyfikowania danej osoby fizycznej. W treści adresu poczty elektronicznej mogą znajdować się elementy, które mogą odnosić się do osoby zidentyfikowanej lub umożliwiające zidentyfikowanie. Wiele adresów służbowej poczty elektronicznej zawiera imię i nazwisko, dlatego też adres e-mail może zostać uznany za dane osobowe. A to oznacza, że musi on być odpowiednio chroniony. Należy pamiętać też o tym, że RODO dopuszcza możliwość karania osób, które są w danej organizacji dopuściły do tego, że doszło do wycieku danych osobowych. Osoby, które wysyłają wiele maili naraz powinny więc pamiętać o tym, aby używać funkcji „UDW”.

Czy wysyłanie wielu maili z pomocą funkcji „UDW” jest bezpieczne?

Z punktu widzenia nie tylko danych osobowych, ale także innych danych, które są prawnie chronione czy też tajemnic przedsiębiorstwa, wysyłanie wiadomości e-mail za pomocą pola „UDW” jest rozwiązaniem najbardziej optymalnym. Korzyści, które przynosi korzystanie z funkcji „UDW” przynosi bardzo wiele korzyści. To nie tylko sposób na to, aby wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców naraz było zgodne z przepisami RODO. Stosując funkcję „UDW” można także zapobiec rozprzestrzenianiu się wirusów. Konfiguracja poczty elektronicznej tak, aby można było korzystać z funkcji „UDW” jest bardzo prosta, zajmuje to tylko kilka chwil. Pozwala to jednak na uniknięcie bardzo wielu problemów. Stosowanie tej funkcji jest najlepszym sposobem na to, aby wysyłając wiele maili naraz dochować tajności wiadomości.

Większość osób, które powierza osobie trzeciej swój adres e-mail nie chce, aby był on przez nią udostępniany osobom postronnym. Wysyłając wiadomość e-mail do kilku osób najczęściej wybierane jest pole Do: (To:). W efekcie adresy e-mail docierają do wszystkich odbiorców. Jest to nieprawidłowy sposób postępowania, w ten sposób dochodzi do ujawnienia adresów e-mail wszystkich odbiorców. Aby do tego nie dochodziło, należy skonfigurować swoją pocztę tak, aby była dostępne funkcja „UDW”. Oczywiście wysyłając jednocześnie maile do kilku osób należy pamiętać o skorzystaniu z niej.

Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor ochrony Danych)