Powierzenie danych osobowych stało się niezwykle popularne wraz z intensywnym rozwojem usług outsourcingowych, które związane są z prowadzeniem działalności gospodarczej. Umowę powierzenia danych bardzo często zawieramy z firmami oferującymi wsparcie kadrowe, księgowe, a także informatyczne. Wprowadzone niedawno przepisy bardzo dokładnie mówią o sytuacjach, w których umowa powierzenia danych osobowych powinna zostać zawarta.

Zmiany wprowadzone przez RODO

Tak zwane RODO wprowadziło szereg zmian również w zakresie umów dotyczących powierzenia danych osobowych. Uszczegółowiono między innymi sytuacje, w których taką umowę należy zawrzeć. Co ważne, zmiany nakładają obowiązek również dostosowania starych umów do nowych przepisów. Należało zrobić to do dnia 25 maja bieżącego roku, bo właśnie wówczas zaczęło obowiązywać RODO. Ci, którzy z tego zrezygnowali narażeni są na bardzo wysokie kary pieniężne. Co ważne, mogą one być nałożone zarówno na administratora danych, jak i na podmiot, który je przetwarza.

Co musi znaleźć się w umowie powierzenia danych osobowych?

Umowa powierzenia danych osobowych nie może być umową dowolną. Muszą znaleźć się w niej ściśle określone elementy, do których zalicza się:

-przedmiot przetwarzania;

-czas, w jakim dane będą przetwarzane;

-charakter oraz cel, w jakim dane będą przetwarzane;

-rodzaj danych osobowych;

-kategorię osób, których dane będą przetwarzane;

-obowiązki oraz prawa administratora;

-obowiązki ciążące na przedmiocie przetwarzającym.

Kiedy nie wolno zlekceważyć podpisania umowy powierzenia danych osobowych?

Od kilku lat coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie ze wsparcia przedsiębiorców zewnętrznych, powierzając im wykonywanie szeregu prac chociażby z zakresu obsługi kadrowej. Bardzo często nie zastanawiamy się nad tym i przekazujemy dane osobowe pracowników bez ograniczeń. Sytuacji, w których należy zawrzeć umowę powierzenia danych jest wiele. Do tych najbardziej typowych zalicza się:

-zewnętrzną obsługę BHP;

-zewnętrzną obsługę IOD;

-zewnętrzne usługi księgowe;

-wypożyczanie przestrzeni serwerowej;

-wykorzystywanie zewnętrznego archiwum;

-korzystanie ze wsparcia zewnętrznego działu prawnego.

To oczywiście jedynie niewielki wycinek tego, kiedy zawarcie mowy powierzenia danych osobowych jest po prostu niezbędne.

Umowa powierzenia w praktyce

Jeśli wiemy już, co powinno się znaleźć w umowie powierzenia oraz w jakich sytuacjach należy z niej korzystać, warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań. Dotyczą one między innymi rodzaju danych, jakie będą powierzane, działań, które podmiot będzie mógł podjąć, wykorzystując powierzone mu przez nas dane osobowe oraz tego, przez jak długo będzie on mógł przetwarzać otrzymane od nas dane.

Umowa powierzenia w formie pisemnej

RODO wprowadziło szereg zmian, jeśli chodzi o ochronę danych osobowych. Jedną z nich jest obowiązek zawierania umowy powierzenia wyłącznie na piśmie. Nie obowiązują już wszelkie ustne ustalenia, które w maju bieżącego roku stały się po prostu nieaktualne. Trzeba również podkreślić, że każdy, z kim zawieramy umowę powierzenia powinien otrzymać ją na piśmie w wersji oryginalnej. Skany w tym wypadku odpadają. Co jednak ważne, RODO pamięta o użytkownikach Internetu. Umowa powierzenia może bowiem zostać zawarta również w formie elektronicznej. Co prawda polskie ustawodawstwo nie wskazuje formy elektronicznej, ale w tym wypadku powołujemy się na ustalenia szersze, bo unijne.

Każdy, kto zdecydował się na prowadzenie firmy musi pamiętać o zmianach w zakresie ochrony danych osobowych, które pojawiły się w maju tego roku. Powierzenie danych osobowych i związana z tym stosowna umowa to bez wątpienia ciekawe zagadnienia, którym można poświęcić zdecydowanie więcej czasu. My skoncentrowaliśmy się na najważniejszych aspektach, które pomagają zdobyć podstawowe rozeznanie w tym temacie.

 Monika Zygmunt - Jakuć (Dyrektor Zarządzający "bez owijania")