Pandemia koronawirusa sprawiła, że wiele firm oddelegowało swoich pracowników do wykonywania pracy poza siedzibą firmy. Z pracą zdalną wiąże się wiele wyzwań. Pracownicy muszą mieć zapewniony nie tylko odpowiedni sprzęt. Powinny również dysponować odpowiednimi warunkami lokalowymi do wykonywania pracy zdalnej. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy pracujący zdalnie powinno dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo danym osobowym.

Praca zdalna a ochrona danych osobowych

Zapewnienie ochrony danych osobowych jest jednym z dużych wyzwać związanych z wykonywanie pracy zdalnej. Do wykonywania pracy zdalnej niezbędny jest odpowiedni sprzęt. Na ogół jest to laptop. Biorąc pod uwagę bezpieczeństwo danych osobowych, najlepiej byłoby, aby pracując y w domu pracownicy zostali wyposażeni w służbowe laptopy – te same, z których korzystają wykonując swoje obowiązki w siedzibie firmy. Ale nawet korzystanie ze służbowego komputera i służbowej poczty nie gwarantuje jeszcze bezpieczeństwa danych osobowych.

Dobre praktyki, które chronią dane osobowe

Osoby, które wykonują pracę zdalną powinny zostać szczególnie uwrażliwione na bezpieczne korzystanie z poczty elektronicznej. Zanim praca zdalna zostanie być wykonywana każdy pracownik powinien zostać przeszkolony w jaki sposób ma tworzyć zabezpieczone hasłem dokumenty oraz jak powinny one być przesyłane. Wysyłają załączniki należy oczywiście zabezpieczyć je hasłem. Samo hasło można przesyłać na różne sposoby. Do przesyłania hasła może wykorzystać:

-wiadomość SMS;

-telefon;

-internetowy komunikator.

Nie zawsze pracownicy wykonują pracę zdalną przy pomocy służbowego sprzętu komputerowego. W przypadku wykorzystywania osobistych urządzeń należy również postarać się o ich możliwe, jak najlepsze zabezpieczenie. Oczywiście zabezpieczenia na osobistym sprzęcie pracowników powinny zostać wykonane we wsparciu przez informatyków zatrudnionych przez firmę. Podstawowe zasady bezpieczeństwa nie są skomplikowane. Niezbędne jest zainstalowanie dobrego programu antywirusowego.  Należy pamiętać też o jego o regularnym aktualizowaniu oraz o aktualizowaniu wszelkich zainstalowanych programów, w tym także systemów operacyjnych. Osoby pracujące w domu powinny wyrobić w sobie nawyk wygaszania ekranu w chwili, gdy zamierzają odejść od komputera. Należy to robić nawet wtedy, gdy nieobecność przy komputerze ma trwać tylko chwilę. Wszelkie pliki, które są przechowywane na komputerze muszą zostać zabezpieczone silnymi hasłami. W sytuacji, gdy niezbędne jest korzystanie z dokumentów papierowych, należy również zadbać o ich odpowiednie przechowywanie i niszczenie. Kwestie związane z bezpieczeństwem danych osobowych w trakcie pracy zdalnej powinny zostać szczegółowo określone w regulaminie pracy zdalnej. Taki regulamin powinien zostać przygotowany przez każdą firmę, której pracownicy zostali oddelegowani do wykonania pracy poza siedziba firmy. Pracodawcy nie mogą zapominać, że przestrzeganie RODO jest ich obowiązkiem, a łamanie tych przepisów może zakończyć się bardzo wysokimi karami finansowymi.

Monika zygmunt - Jakuć (IOD)