W procesie rekrutacji zdefiniowanie profilu kandydata na dane stanowisko pełni kluczową, o ile nie najważniejszą rolę. Profil taki, rozumiany jako szczegółowy opis cech i kompetencji przyszłego pracownika, znacznie ułatwia selekcję kandydatów i wybór właściwej osoby, jednak pod warunkiem, że jest prawidłowo sformułowany. Przy jego tworzeniu należy więc przestrzegać kilku podstawowych zasad, a w szczególności kolejności etapów jego formułowania.

Po co tworzy się profil kandydata do pracy?

Rekrutacja pracownika na dane stanowisko ma na celu znalezienie takiej osoby, która będzie w stanie wykonywać swój zakres obowiązków efektywnie i zgodnie z oczekiwaniami pracodawcy. Idealny kandydat powinien być odpowiednio przygotowany do pracy pod wieloma względami, przede wszystkim mieć odpowiednią wiedzę i doświadczenie, ale także zespół specyficznych umiejętności wymaganych na danym stanowisku. Ich określenie w profilu pomaga na każdym etapie rekrutacji. To na jego podstawie formułuje się ogłoszenie o pracę, następnie dokonuje selekcji otrzymanych aplikacji, a w końcu przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne. Bez precyzyjnie określonego profilu kandydata szukanie odpowiedniej osoby na dane stanowisko przypominałoby szukanie igły w stogu siana i niosło ryzyko zatrudnienia osoby nie do końca spełniającej oczekiwania firmy. Profil kandydata należy traktować jako zbiór konkretnych kryteriów wyboru, dzięki którym proces rekrutacji przebiega szybciej, sprawniej i przede wszystkim skutkuje oczekiwanym efektem w postaci zatrudnienia osoby przygotowanej do pełnienia określonych obowiązków.

Etap pierwszy - opis stanowiska

Zanim przystąpi się do określania pożądanych cech przyszłego pracownika, należy wcześniej opisać dokładnie jego stanowisko pracy. W szczególności powinny znaleźć się w nim następujące informacje:

• Nazwa stanowiska (np. młodszy księgowy)
• Miejsce w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa (np. dział księgowości)
• Bezpośrednia zależność służbowa (komu będzie podlegał pracownik i kto ewentualnie będzie podlegał jemu)
• Główne zadania do wykonania na danym stanowisku, czyli zakres obowiązków
• Zakres uprawnień oraz odpowiedzialności
• Warunki pracy (miejsce, czas i wymiar pracy)

Powyższe informacje będą stanowić punkt wyjścia do tworzenia profilu kandydata. Opis poszczególnych stanowisk jest również niezbędnym elementem skutecznego zarządzania personelem – między innymi ułatwia dokonywanie oceny efektywności pracowników, formułowanie potrzeb związanych ze szkoleniami, a także pomaga w polityce wynagrodzeń.

Etap drugi – formułowanie pożądanych cech kandydata na dane stanowisko

Proces ten polega na precyzyjnym określeniu wszystkich niezbędnych cech i kompetencji przyszłego pracownika, które pozwolą mu skutecznie realizować zadania na danym stanowisku pracy. Przy tworzeniu profilu kandydata należy opierać się na informacjach zawartych w opisie stanowiska pracy. Bardzo ważne jest, aby w pierwszej kolejności wypisać wymagania niezbędne do wykonywania danego zakresu obowiązków, a dopiero w dalszej części wypisać cechy dodatkowe, które są pożądane, ale nie konieczne.

Zawarte w profilu wymagania warto także podzielić wg kategorii np.:

• Wymagania formalne - czyli wykształcenie, ewentualne uprawnienia do wykonywania określonego zawodu, ukończone specjalistyczne kursy itp.
• Doświadczenie zawodowe - np. praca na podobnym stanowisku przez określony czas.
• Umiejętności niezbędne do wykonywania danej pracy (kompetencje twarde) – np. znajomość oprogramowania księgowego, znajomość języka obcego, posiadanie prawa jazdy itp.
• Pożądane cechy osobowości – są to tzw. kompetencje miękkie i należą do nich m.in. komunikatywność, samodzielność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole.
• Wymagania dodatkowe – zależą one głównie od specyfiki danego stanowiska pracy i mogą dotyczyć np. dyspozycyjności, wyglądu zewnętrznego, wieku, stanu zdrowia itp.

Przy tworzeniu profilu kandydata warto pamiętać, by wszystkie wymagania były adekwatne do stanowiska i realistyczne. Zawyżone oczekiwania mogą bowiem poskutkować nieznalezieniem żadnych kandydatów na dane stanowisko, natomiast zaniżone zatrudnieniem osoby nieprzygotowanej do pełnienia danego zakresu obowiązków.

 Maciej Augustyn (Trener „bez owijania”)