Wiele dokumentów, które każdego dnia wytwarzane są w wielu organizacjach zawiera dane osobowe. Osoby, które takie dokumenty będą drukować korzystając ze wspólnego urządzenia drukującego powinny szczególnie pamiętać o zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych. W jaki sposób mogą to robić?

Drukarki z funkcjami bezpieczeństwa najlepszym rozwiązaniem

Są sytuacje, w których nie da się uniknąć drukowania dokumentów zawierających dane osobowe. Jako przykład mogą posłużyć paski z wynagrodzeniem, które muszą zostać dostarczone każdemu pracownikowi. Drukowanie dokumentów zawierających dane osobowe powinno odbywać się z wykorzystaniem drukarek, które zostały wyposażone w funkcje bezpieczeństwa. Każdy z dokumentów powinien oczywiście być zabezpieczony hasłem w momencie, gdy będzie przesyłany do urządzenia drukującego. Dzięki temu tylko osoby znające to hasło będą mogły dokument ten wydrukować. Co ważne, w drukarkach, które mają funkcję bezpiecznego drukowania, po jej włączeniu nie jest możliwe wydrukowanie wielu kopii. Ich ilość jest ograniczona. W drukarkach z funkcją bezpiecznego wydruku proces drukowania może zacząć się dopiero po potwierdzeniu rozpoczęcia druku kartą zbliżeniową lub specjalnym indywidualnym kodem PIN. Urządzenia posiadające funkcję bezpiecznego drukowania są dzisiaj na wyposażeniu bardzo wielu, ale jeszcze niestety nie wszystkich organizacji. W tych, w których takich urządzeń nie ma, wcale nie musi dochodzić do udostępniania danych poufnych osobom nieuprawnionym.

Jak zabezpieczyć dane w czasie drukowania na drukarkach bez funkcji bezpiecznego druku?

Do utraty poufnych danych najczęściej dochodzi na skutek pozostawienia dokumentów na podajniku. Dlatego też w tych organizacjach, w których druk dokumentów odbywa się na drukarkach bez funkcji bezpieczne drukowanie pracownikom należy regularnie przypominać o tym, aby zabierali drukowane dokumenty natychmiast po zakończeniu drukowania. Bardzo prostym rozwiązaniem które w zasadzie nic nie kosztuje jest opracowanie systemu zarządzania drukiem. Jeśli taki system zostanie odpowiednio przygotowany i wdrożony, bezpieczeństwo wydruków znacznie się podniesie.

Najbardziej pewnym sposobem ochrony dokumentów podczas ich drukowania jest korzystanie z urządzeń, w których zastosowana została funkcja wydruku poufnego. Drugi sposób to szyfrowanie danych. W organizacjach, które z takich możliwości nie korzystają, niezbędne jest opracowanie systemu zarządzania drukiem. Pracownicy muszą wiedzieć, że nawet na chwilę nie mogą pozostawić dokumentów bez opieki.

 Monika Zygmunt - Jakuć (Inspektor Ochrony Danych)