Minęło już sporo czasu od opublikowania zaktualizowanych norm ISO 9001 i 14001…miało to bowiem miejsce w roku 2015, a od października zeszłego roku mamy dostęp do ich polskich tłumaczeń. Mimo to jednak wiele firm, w których funkcjonują systemy jakościowe i środowiskowe nie rozpoczęło jeszcze prac, których efektem byłoby dostosowanie systemów do znowelizowanych standardów. Mało tego znacząca cześć spośród nich nawet nie zaczęła na ten temat myśleć.

Dlaczego tak się dzieje i czym to jest spowodowane? Otóż odpowiedzi są różne. Niektóre organizacje zasłaniają się brakiem czasu, odpowiednio przeszkolonego personelu, który miałby się tym zająć czy ważniejszymi sprawami bieżącymi…bo przecież trzeba zarabiać pieniądze, rozwiązywać różnego rodzaju problemy i pokonywać trudności. Moje osobiste spostrzeżenie jest takie, iż w przypadku takiej sytuacji wdrożony system (czegokolwiek by nie dotyczył) jest tak naprawdę tylko „na papierze, na pokaz”, a nie funkcjonuje w sposób prawidłowy i jest traktowany jako przysłowiowe zło konieczne. Jednak istnieje duża część organizacji, które po prostu boją się rozpoczęcia prac nad transformacją systemów, bo wydaje im się, że zmiany będą ciężkie do przeprowadzania, a zdarza się też, iż nie do końca rozumieją nowe wydania norm.

Wszystkim wahającym się (bez względu na tego przyczynę) przypominam, że certyfikaty potwierdzające zgodność systemów z ISO 9001 i ISO 14001 tracą ważność we wrześniu 2018. Ponadto warto wziąć pod uwagę fakt ograniczonych możliwości jednostek certyfikacyjnych, które mogą mieć trudności z przeprowadzeniem audytów we wszystkich organizacjach, które się na to zdecydują w ostatniej chwili przed utratą ważności certyfikatów. Czego zatem dokładnie się obawiamy? Otóż przede wszystkim firmy wystraszyły się nowych wymagań, a dokładnie tych związanych ze zidentyfikowaniem kontekstu i oceną ryzyka. Zapewniam jednak, że nie ma się czego bać, a najtrudniej po prostu zacząć. Na początek warto wyznaczyć osobę (-y), które będą odpowiadały za organizację i przeprowadzanie prac. Konieczna jest tu znajomość nowych standardów (lub chęć ich poznaniaJ), przydałyby się też zdolności organizacyjne, znajomość firmy oraz trochę asertywności (to na wypadek gdyby okazało się, iż w przedsiębiorstwie ktoś wpadłby na to, że organizator przedsięwzięcia ma też być jego jedynym realizatorem).

Następnym krokiem jest zaangażowanie osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy (nie wspominając już o najwyższym kierownictwie) w określeniu kontekstu organizacji, identyfikacji stron zainteresowanych (czyli interesariuszy) oraz ich potrzeb i oczekiwań. Szczerze mówiąc nie jest to sprawa zbyt skomplikowana zwłaszcza dla osób posiadających wiedzę o procesach i przedsiębiorstwie, wymaga tylko nieco czasu na zastanowienie się. Podkreślam, iż chodzi o strony zainteresowane ważne dla systemu zarządzania jakością/środowiskiem, które mają lub mogą mieć wpływ na określenie oraz osiągnięcie celów organizacji (podobna podejście dotyczy również ryzyk i szans). Przypominam także, aby pod uwagę wziąć również wewnętrznych interesariuszy (czyli np. pracowników). Do realizacji powyższego punktu można wykorzystać różnego rodzaju metody, poczynając od burzy mózgów, poprzez analizę SWOT (czyli słabych/mocnych stron oraz szans/zagrożeń) czy PEST– polegającą na określeniu czynników politycznych, ekonomicznych, społeczno-kulturowych i technologicznych (czy też w wersji rozszerzonej dodatkowo środowiskowych i prawnych/(PESTEL). Warto podejść poważnie do określenia kontekstu, stron zainteresowanych oraz ich oczekiwań i potrzeb, bowiem dobrze przeprowadzona analiza w tym temacie stanowi punkt wyjścia do identyfikacji ryzyka, które może być również źródłem szans dla firmy.

Po określeniu z jakiego rodzaju ryzykami mamy lub możemy mieć do czynienia przystępujemy do jego oceny. Normy pozwalają nam na pełną dowolność w tym zakresie, to my sami jako organizacja wybieramy odpowiednią metodę (pomocne w tym mogą być normy z serii ISO 31000 dot. ryzyka), ale możemy ją również opracować sami. Bez względu na to na jaki sposób się zdecydujemy pamiętajmy o tym aby był on dostosowany do naszego przedsiębiorstwa (np. jego wielkości), a przede wszystkim aby metoda była zrozumiała i prosta dla nas do wykorzystania. Nie wolno nam również zapomnieć o tym, ażeby zaplanować działania odnoszące się do ryzyk i szans i wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich przeprowadzenie. Mam nadzieję, że choć trochę zachęciłam Państwa do podjęcia wyzwania w zakresie nowych standardów. Podsumowując życzę przede wszystkim odwagi i sukcesów w transformacji Państwa systemów, bo najtrudniejszy pierwszy krok…a w razie problemów chętnie służymy naszą pomocą

Agnieszka Łokaj (Trener ISO)