Rozporządzenie o ochronie danych osobowych zwane w skrócie RODO weszło w życie 25 maja 2018 roku. W dotychczasowych przepisach o ochronie danych osobowych RODO wprowadziło wiele istotnych zmian. RODO obowiązuje nie tylko w Polsce. Jest rozporządzeniem unijnym, a więc jego przepisy muszą być stosowane we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Wdrożenie RODO było obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, każdego podmiotu, który gromadzi dane osobowe. Jednym z obowiązków, które nakładają przepisy RODO jest powołanie Inspektora Danych Osobowych. Czy w każdym przedsiębiorstwie takie stanowisko musi zostać utworzone? Czy Inspektor Danych Osobowych musi mieć zastępcę?
Na jakich podmiotach ciąży obowiązek powołania IDO?
Inspektor Danych Osobowych to nowe stanowisko, pojawiło się dopiero wraz z wejściem w życie RODO. Obowiązek utworzenia stanowiska IDO spoczywa na tych przedsiębiorstwach i innych podmiotach, które gromadzą, przechowują i udostępniają dane osobowe. Obowiązek powołania Inspektora Danych Osobowych spoczywa między innymi na tych podmiotach, w których podstawą działalności jest przetwarzanie danych osobowych. IDO musi znaleźć się w tych instytucjach, które prowadzą działalność skupioną na monitorowaniu osób fizycznych. GIODO zachęca, aby stanowisko Inspektora Danych Osobowych tworzyły także te podmioty, które nie mają obowiązku tworzenia takiego stanowiska. Tworząc rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych jasno wskazano, że kontakt z Inspektorem Danych Osobowych musi być łatwy. Dlatego też obowiązkiem administratora danych osobowych czy też innego podmiotu, który przetwarza dane osobowe jest opublikowanie danych umożliwiających bezpośredni kontakt z inspektora. Administrator może podać jego numer telefonu lub adres do tradycyjnej lub elektronicznej korespondencji.
Czy Inspektor Danych Osobowych powinien mieć zastępcę?
Znowelizowane przepisy o ochronie danych osobowych nakładają na pewne podmioty konieczność powołania Inspektora Danych Osobowych, ale czy nakładają one także obowiązek powołania zastępcy IDO? Okazuje się, że powołanie zastępcy Inspektora Danych Osobowych nie jest obowiązkiem nałożonym przez znowelizowane przepisy o ochronie danych osobowych. Osobę, która w czasie nieobecności IDO przejmie jego obowiązki można jednak powołać. W stosunku do osoby, która będzie zastępowała podczas nieobecności IDO powinny zostać postawione równie wysokie wymagania, jak w stosunku osoby powoływanej na stanowisko Inspektora Danych Osobowych. Zastępca IDO powinien więc być osobą posiadają wysokie kwalifikacje zawodowe. Powinien również posiadać szeroką wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych. Na stanowiska zastępcy Inspektora Danych Osobowych może zostać powołana osoba, która jest jednym z pracowników administratora danych, ale może to być także osoba z zewnątrz. Administrator danych ma obowiązek powiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o powołaniu Inspektora Danych Osobowych. W przypadku, gdy powołał także zastępcę IDO również musi o tym zawiadomić UOIDO. Musi to zrobić w przeciągu 14 dni od dnia, w którym wyznaczył zastępcę Inspektora Danych Osobowych. W zawiadomieniu do Prezesa UOIDO musi znaleźć się imię i nazwisko zastępcy IDO oraz dane kontaktowe. Dane zastępcy Inspektora Danych Osobowych muszą zostać przez administratora upublicznione.
Zgodnie z RODO podmioty gromadzące dane osobowe mają obowiązek powołać Inspektora Danych Osobowych. Podmioty mogą także wyznaczyć zastępcę IOD. Nie jest to jednak obowiązkiem administratora danych.
Monika Zygmunt-Jakuć (Inspektor Ochrony Danych)