Bardzo długo kwestie monitorowania pracowników w zakładzie pracy nie były uregulowane przez prawo. Kiedy pojawiło się RODO, wiele w tej kwestii się zmieniło. Polska ustawa o ochronie danych osobowych wymusiła między innymi nowelizację prawa pracy. Znalazły się w nim regulacje dotyczące między innymi monitorowania służbowej poczty elektronicznej. Czy pracodawca ma prawo sprawdzać korespondencję elektroniczną pracownika?

Kiedy można prowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika?

Pracodawca ma prawo do monitorowania poczty elektronicznej pracownika. Może to jednak robić tylko wtedy, kiedy jest to niezbędne do zapewnienia właściwej organizacji pracy. Chodzi o skontrolowanie, czy pracownik w pełni wykorzystuje czas pracy, a także czy narzędzie pracy, jakie otrzymał, wykorzystuje we właściwy sposób. UWAGA: każdy, kto decyduje się na kontrolowanie poczty elektronicznej pracownika musi pamiętać, że może to odbywać się jedynie przy zachowaniu tajemnicy korespondencji. Nie jest także dopuszczalne naruszanie dóbr osobistych pracownika.

Czy o monitorowaniu poczty elektronicznej trzeba powiadomić pracownika?

Ustawodawca zadbał o ochronę pracowników. Dlatego każdy przełożony, który chce prowadzić kontrolę poczty elektronicznej pracownika ma obowiązek go o tym poinformować. Co ważne, pracownik musi wiedzieć, w jakim celu stosowana będzie kontrola, powinien otrzymać informację dotyczącą jej zakresu, a także sposobu, w jaki będzie się odbywać. UWAGA: wszystkie te informacje muszą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy bądź regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie pracy takie dokumenty nie funkcjonują, niezbędne w zakresie monitorowania poczty informacje przekazuje się pracownikom w specjalnym obwieszczeniu.

W jaki sposób należy poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej?

Informacje takie należy przekazać w sposób, w jaki w danym zakładzie pracy przekazywane są pracownikom istotne wiadomości. Każdy pracownik może otrzymać skierowane do niego pismo, ale w grę wchodzi również ogłoszenie zamieszczone na zakładowej tablicy ogłoszeń. UWAGA: pracownik musi posiąść informację o wprowadzeniu monitoringu nie później niż dwa tygodnie przed wdrożeniem takich praktyk.

Monitoring korespondencji a tajemnica

Jak już wspomnieliśmy, monitoring korespondencji nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Kiedy jednak mówimy o służbowych mailach, tajemnica korespondencji nie obowiązuje. Jeśli jednak pracownik wysyłał ze służbowej skrzynki prywatne wiadomości bądź takie otrzymywał, pracodawca nie może czytać ich w całości. UWAGA: ma to miejsce nawet wtedy, kiedy regulamin pracy jasno wskazywał, że służbowa skrzynka pocztowa nie może być wykorzystywana do celów prywatnych.

Wielu pracodawców zastanawia się nad tym, czy obowiązujące aktualnie prawo pozwala im na kontrolowanie poczty mailowej pracowników. Okazuje się, że tak. Należy jednak pamiętać, o spełnieniu kilku istotnych warunków.

Monika Zygmunt - Jakuć (Insoektor ochrony danych)