Pandemia koronawirusa sprawiła, że wiele firm zdecydowało się powierzyć wykonywanie zawodowych obowiązków poza siedzibą firmy. Pracę zdalną świadczy obecnie coraz większa liczba pracowników. Przejście na pracę zdalną ma na celu zmniejszenie ryzyka zachorowania na Covid-19. Opracowanie regulaminu pracy zdalnej stało się więc koniecznością. Co powinno się w nim znaleźć?

Praca zdalna w świetle ustawy

Wykonywanie pracy zdalnej stało się możliwe dzięki tak zwanej specustawie, która została przyjęta 2 marca 2020 roku. W świetle tej ustawy pracę zdalną mogą świadczyć tylko ci pracownicy, którzy posiadają stosowne umiejętności oraz możliwości lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Pracę zdalną pracownicy mogą wykonywać wykorzystując takie urządzenia, jak komputer, laptop, telefon. Warto podkreślić, że ustawodawcy nałożyli na pracodawców obowiązek zapewnienia pracownikom narzędzi i materiałów, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Dopuszczona została możliwość wykonywania pracy zdalnej na sprzęcie będącym własnością pracownika, ale jest to obwarowane pewnymi warunkami. Aby pracownik mógł korzystać z własnego sprzętu należy zadbać o to, aby przestrzegane były wszelkie kwestie regulowane przez RODO.

Jaki powinien być regulamin pracy zdalnej?

Stworzenie regulaminu pracy zdalnej jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który powierza wykonywanie służbowych obowiązków poza siedzibą firmy. W regulaminie pracy zdalnej muszą znaleźć się zapisy odnoszące się do bezpieczeństwa danych osobowych oraz danych poufnych mających ogromne znaczenie dla prowadzonej przez daną firmę działalności. Tworząc regulamin pracy zdalnej nie można zapomnieć o pracownikach, którzy nie mogą wykonywać swoich obowiązków zdalnie. Pracownicy ci powinni zostać wyłączeniu z regulaminu. W regulaminie pracy zdalnej mogą znaleźć się bardzo różne zapisy. Jednym z nich jest zamieszczenie zapisu, że o możliwość pracy zdalnej może wystąpić sam pracownik. Należy przy tym jasno określić tryb, w jakim pracownik może wystąpić o pracę zdalną. Warto pamiętać, że w sytuacji nadzwyczajnej, a taką jest pandemia koronawirusa, pracownik może zostać oddelegowany do wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę. Należy więc zadbać o to, aby w regulaminie zostały określone sposoby wyrażania zgody na wykonywanie pracy zdalnej.

Regulamin pracy zdalnej a Kodeks pracy

Pracodawcy, którzy opracowują regulamin pracy zdalnej nie mogą zapomnieć o Kodeksie pracy. Pracownicy nie mogą nie wykonać obowiązków, które nakłada na nich Kodeks pracy. W regulaminie pracy zdalnej należy jasno określić sposób ewidencji czasu pracy. Należy również ustalić i zapisać w regulaminie sposób kontaktowania się pracownika z przełożonym bądź pracodawcą oraz sposób zlecania zadań, przekazywania dokumentów. Zapisy, które znajdą się w regulaminie pracy zdalnej nie mogą być sprzeczne z zapisami Kodeksu pracy. Tworząc regulamin pracy zdalnej należy wziąć je pod uwagę. Koniecznie też należy uwzględnić w regulaminie pracy zdalnej kwestie związane z bezpieczeństwem danych osobowych.

Monika Zygmunt - Jakuć (IOD)