Zgodnie z obietnicą złożoną jakiś czas temu, dziś kolejny wpis związany z auditowaniem systemów zarządzania. Tym razem jednak nie będę koncentrować się na merytorycznych zagadnieniach związanych z tym procesem, czyli organizacją auditu, wyznaczaniem auditorów, czy cechach, które powinni oni posiadać. W trakcie tego wpisu skoncentruje się na problemach, na jakie najczęściej napotykają zarówno auditorzy, jak i auditowani, właśnie podczas auditu. Oczywiście zwracam uwagę, iż nie wszystkie przytoczone poniżej przykłady mają miejsce zawsze i wszędzie. Niektóre z nich to przypadki występujące naprawdę sporadycznie, ale znajdą się też i takie trudności, których można się spodziewać praktycznie zawsze. W każdej nieprzewidzianej i nieprzyjemnej sytuacji jednak najważniejsze jest to aby zachować spokój i spróbować znaleźć rozwiązanie. O tym jednak jak poradzić sobie w takich przypadkach już innym razem.

Teraz do rzeczy….otóż bardzo często najbardziej problematyczną sprawą jest ustalenie terminu auditu (zwłaszcza wewnętrznego). Pamiętajmy, iż zarówno auditowani, jak i auditorzy wykonują szereg innych obowiązków, zadań i niestety czasami naprawdę ciężko zgrać wszystkim stronom odpowiedni termin. Jednakże, przy odrobinie dobrych chęci można dokonać wszystkiego. Jako auditorzy pamiętajmy jednak, że początkowy brak porozumienie nie zawsze wynika z braku dobrej woli drugiej strony. Inną napotykaną trudnością jest zachowanie osób biorących udział w audicie.

I tak jak poprzednio dotyczy to obu stron. Niekiedy spotkać można auditorów, którzy nie powinni nimi być, ze względu na brak odpowiednich kompetencji, o czym wspominałam w jednym z poprzednich wpisów. Zatem niestety może zdarzyć się sytuacja, że osoba przeprowadzająca audit będzie niemiła, ironiczna, „głucha” na nasze sugestie (co nie oznacza, że ma podporządkowywać się auditowanemu), nieelastyczna, nieprzygotowana do zadań, które ma wykonać (czyli np. niezorientowana w naszym systemie zarządzania) itp. Ale moi drodzy nie skupiajmy się tylko na auditorach, bo i auditowani potrafią pokazać swoją ciemną stronę.

Wcale nie do rzadkości należy fakt, że za wszelką cenę chcą pokazać, iż audit to dla nich nic innego jak zwykła strata czasu, która niczego nie wnosi do ich pracy, tylko wręcz przeciwnie tylko ją zakłóca i dezorganizuje. Poza tym, w czym auditor może być lepszy od specjalisty, który piastuje dane stanowisko od X lat, jakie w zasadzie ma prawo o cokolwiek go pytać czy sprawdzać. Jeśli w dodatku auditorem jest kobieta i to jeszcze młoda…to już na pewno nie zna się totalnie na niczymJ (co oczywiście drogie panie prawdą nie jestJ).

W przypadku takiego „wrogiego” nastawienia do auditu, niestety trudno pozyskać jakiekolwiek informacje. Rozmowa jest generalnie bardzo trudna, niełatwo uzyskać dostęp do odpowiednich dokumentów. Inny przypadek to próby wywarcia na auditorach wpływu, zwykle przez kolokwialnie zwane „branie na litość”. Spotkać się z tym można zwykle w sytuacji, gdy w trakcie auditu pojawiają się niezgodności czy choćby spostrzeżenia. Niekiedy można usłyszeć prośby o „przymknięcie oka” bo szef będzie zły, bo zwolni z pracy, bo odbierze premię itp., co w zdecydowanej większości jest nieprawdą. Ludzie jednak przeróżnie reagują na stres, często nie potrafią opanować nerwów, co czasami wynika po prostu z braku doświadczenia w danym zakresie. Osoby, które doskonale znają się na swojej pracy i naprawdę doskonale ją wykonują, niekiedy mają trudności z opowiedzeniem na czym ona polega, w tym już jednak głowa auditora ażeby tak zbudować atmosferę w trakcie auditu i tak zadawać pytania, aby im to ułatwić. Inna sytuacja to taka, kiedy auditowany, z różnych względów faktycznie nie za bardzo się orientuje w tym co robi i w jaki sposób funkcjonuje system, ale i z taką sytuacją należy sobie poradzić. Opisane powyżej sytuacje są oczywiście jedynie przykładowe, zatem zachęcam wszystkich, którzy posiadają w tej tematyce jakiekolwiek doświadczenia o podzielenia się nimiJ

Agnieszka Łokaj – Trener ISO