Efektywność oznacza rezultat podjętych działań. Tym jest wyższa, im mniejsze nakłady pracy przekładają się na większe efekty. Każdy z nas pragnie, by jego efektywność osobista była jak największa – czyli by przy najmniejszym wysiłku był w stanie uzyskać jak najlepsze rezultaty. Niektórzy narzekają na własną nieefektywność, jednak nic nie robią, by ją poprawić (co również jest nieefektywne!) – a przecież istnieją proste sposoby, by zmienić siebie i swoje życie!

Efektywność osobista to nic innego, jak taki sposób działania, by minimalne nakłady pracy przekładały się na możliwie maksymalny jej efekt. Dlaczego to tak ważne? Bo każdego dnia nie wykorzystujemy w pełni potencjału, jaki w nas drzemie. Pewne rzeczy wykonujemy z przyzwyczajenia, inne z przymusu, jeszcze inne z nudów. Przez 2 godziny robimy coś, co mogłoby nam zająć 15 minut, gdybyśmy rzeczywiście się do tego przyłożyli. Najtrudniejsze zadania zostawiamy na koniec dnia, przekładamy na dzień kolejny, albo kolejny tydzień. Codziennie spisujemy listę spraw do załatwienia, która z rana wydaje nam się realna, ale pod koniec dnia okazuje się, że nie możemy wykreślić z niej nawet połowy rzeczy!

Wszystko to sprawia, że stajemy się nieefektywni – tracimy czas! Działamy tym samym na naszą szkodę, ale nie tylko – może na tym ucierpieć również nasza praca czy rodzina, bo w rezultacie mamy na coś mniej czasu, albo myślami błądzimy gdzie indziej, skupiając się na niewykonanych zadaniach.

W życiu każdego człowieka są sprawy, które robić musi i takie, które robić chce. Oczywiście, te pierwsze zawsze będą istnieć, ale powinniśmy tak żyć, by tych drugich było znacznie więcej. Najważniejszą przeszkodą na drodze do efektywności osobistej jest brak celu, do którego naprawdę można dążyć. Większość ludzi żyje bez takiego celu, a takie życie jest naprawdę trudne i nic dziwnego, że ciężko się w takim wypadku do czegokolwiek zmotywować. Nasze cele nie powinny być tożsame z naszymi podstawowymi obowiązkami, lecz wykraczać poza nie – dzięki temu mamy powód, by ciągle nam się chciało działać. Cele powinny wiązać się z marzeniami, a marzenia z planami – przy czym większe cele warto podzielić na poszczególne etapy, a je z kolei na kolejne, jeszcze mniejsze. W ten sposób będziemy wiedzieć, że cały czas podążamy w obranym kierunku. Efektywność osobista zaczyna się jednak nie od zaplanowania każdego dnia, lecz od uświadomienia sobie, jakie długofalowe cele chcemy osiągnąć i po co – a następnie odpowiedniego nastawienia samego siebie do ich realizacji, czyli zmiany sposobu myślenia.

Choć wielu osobom wyda się to banalne, jeśli na przykład chcemy wyjechać na długie wakacje do Ameryki Południowej, a realizacja najnowszego projektu w firmie pozwoli nam zdobyć na to środki, wykonywanie zadań jest drogą do tego celu, a więc powinniśmy bardziej chcieć to zrobić. Niczego nie musimy – zawsze jest jakaś konsekwencja działań, ale nikt do niczego nas nie zmusza. Nie jest tak, że nie mamy wyboru. Chcę zrealizować ten projekt, bo jest dobrze płatny. Chcę zmotywować kolegę do działania, bo mi pomoże. Chcę wyrobić się w godzinę, bo pójdę wcześniej do domu. Od nastawienia bardzo dużo zależy – także, a może przede wszystkim efektywność!

Samo określenie celu i zmiana swojego sposobu myślenia co do jego osiągnięcia nie wystarczą! Ażeby cel stał się dla nas naprawdę realny – a więc byśmy poczuli, że możemy go osiągnąć – musimy tak go zaplanować, by był:

1. Sprecyzowany

2. Mierzalny w postępach

3. Ambitny

4. Realny

5. Terminowy

Zwykle w naszym życiu występuje więcej niż jeden cel do osiągnięcia. Musimy zatem nauczyć się ustalania priorytetów – najlepiej posłużyć się Macierzą Eisenhowera, dzieląc rzeczy na 4 grupy:

1. Pilne i ważne (za nie zabieramy się jak najszybciej)

2. Pilne i nieważne (po nie sięgamy, gdy wykonamy zadania z pierwszej grupy)

3. Ważne i niepilne (wykonujemy je, gdy skończymy już zadania z dwóch poprzednich grup)

4. Nieważne i niepilne (za nie zabieramy się, gdy skończymy wszystkie inne lub mamy trochę więcej czasu)

By zwiększyć swoją efektywność, warto uwzględnić we wszystkim (a przede wszystkim w czasie, jaki może nam zająć realizacja czegoś) wiele czynników. Jeśli na przykład wieczorem mamy ważne spotkanie, na które trzeba zacząć się szykować zaraz po powrocie z pracy, nie łudźmy się, że zdążymy wówczas posiedzieć nad jakimś projektem itd. Uwzględniajmy też takie czynniki, jak biologiczny rytm aktywności człowieka, którego nie przeskoczymy – po prostu w pewnych godzinach działamy mniej efektywnie. Na koniec jeszcze jedna rada – by poprawić efektywność osobistą naucz się delegować zadania. Może pewne osoby szybciej dotrą do jakichś informacji i o tym wiesz? Może ktoś już skończył swoją część, a Ty jesteś zawalony/zawalona pracą? Nie przyjmuj od innych zadań, jeśli wiesz, że nie zdążysz – i nie bój się prosić o pomoc, jeśli jej potrzebujesz!

Anna Krall (Trener "bez owijania")