Delegowania zadań to częstym problem właścicieli małych firm lub menedżerów zatrudnionych w średniej wielkości i dużych firmach. Od tego, czy zadania zostaną właściwie podzielone między poszczególnych pracowników zależy właściwe funkcjonowanie firmy w razie ich krótszej lub dłużej nieobecności. Do tego powierzając pewne zadania pracownikom menedżer bądź właściciel firmy wiele na tym zyskują. Mają więcej czasu, kiedy wieloma sprawami nie muszą zajmować się sami.

Im wcześniej zaczniemy dzielić obowiązki, tym lepiej

Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie firmy spoczywa nie tylko na jej właścicielu czy menedżerze, ale także na pracownikach. Skuteczne delegowanie zadań pozwala pracownikom zrozumieć, że wykonując wiele codziennych obowiązków powinni być samodzielni. Do delegowania zadań należy przystąpić w miarę szybko. Tylko wtedy będzie można zrobić to skutecznie i efektywnie. Wszelkie instrukcje i informacje dla pracowników powinny być przekazywane nie tylko szybko, ale także w sposób jasny i klarowny. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, że powierzone pracownikom zadania zostaną wykonane nieprawidłowo, gdyż nie zrozumieją przekazanej im informacji.

Uwzględnianie możliwości pracownika

Delegując zadania pomiędzy poszczególnych pracowników należy mieć na uwadze ich możliwości i umiejętności. Nie należy powierzać do wykonania zadań, których realizacja przekroczy umiejętności, zdolności i kompetencje poszczególnych pracowników. Postępując odwrotnie z góry można przewidzieć, że zadania zostaną wykonane źle lub nie zostaną w ogóle zrealizowane. Przedłuży to czas realizacji, może też stać się przyczyną konfliktów i kosztownych błędów. A tego z pewnością każdy menedżer czy właściciel firmy chciałby uniknąć.

Buforowanie

Zaleca się, aby osoby odpowiedzialne za delegowanie zadań pomiędzy poszczególnych pracowników korzystały z buforowania. Skrócenie czasu wykonywania powierzonych zadań zmniejsza ryzyko, że nie zostanie ono wykonane na czas. Skracając rzeczywisty termin, na który zadanie powinno zostać wykonane menedżer/ właściciel daje sobie margines czasu na ewentualne poprawki.

Od czego zacząć?

Myśląc o delegowaniu zadań warto zacząć przede wszystkim od ustalenia, jakie obowiązki mogą zostać powierzone do wykonania pracownikom. Następnie trzeba zastanowić się, któremu z pracowników można powierzyć wykonywanie poszczególnych obowiązków. Wymaga to oczywiście doskonałej znajomości kompetencji poszczególnych pracowników. Przy delegowaniu zadań istotną kwestią jest także motywowanie pracowników.

Monitorowanie

Delegowanie zadań nie może ograniczać się jedynie do podziału zadań pomiędzy poszczególnych pracowników. Sposób ich realizacji powinien być przez czas czas monitorowany. Nad wykonywaniem powierzonym pracownikom zadań należy czuwać przez cały czas ich realizacji. Dzięki temu utrata kontroli nad jakością i terminowym wykonaniem powierzonego zadania nie jest możliwa. Do tego monitorując realizację zadań powierzonych pracownikom można sprawdzić, czy są one wykonywane w należyty sposób.

Ocena

Skuteczne delegowanie zadań składa się z kilku etapów. Ostatni z nich, czyli dokonanie oceny wykonania powierzonego zadania jest nie mniej ważny niż etapy poprzednie. Po sprawdzeniu, że zadanie zostało wykonane zgodnie z przyjętymi oczekiwaniami należy pamiętać o słowach podziękowania. O podziękowaniach nie można zapomnieć. Nie ma osoby, która nie lubi być chwalona za swoje osiągnięcia. W przypadku pracowników, którzy dobrze zrealizowali powierzone im zadania podziękowanie jest także skutecznym narzędziem motywacyjnym. Pracownik, którego wysiłki zostały dostrzeżone i docenione, do wykonywania następnych powierzonych mu zadań przystąpi z większym zaangażowaniem. Na takiego pracownika będzie można liczyć w każdej sytuacji i powierzać mu do wykonania coraz bardziej trudne zadania.

Głównym celem delegowania zadań jest zachęcenie pracowników do samodzielnej pracy. Daje pracownikom także możliwość większego wykazania się swoimi kompetencjami i umiejętnościami.

Anna Krall (Trener "bez owijania")