Czy zdjęcie powyżej przypomina Ci czasami siebie w pracy? Natłok obowiązków, zadań do realizacji, spotkania, telefony, maile…. Masz dość?
W zasadzie nie znam osoby aktywnej zawodowo, która nie stanęła w obliczu pytania „co jest ze mną nie tak, że nie potrafię zrealizować wszystkiego na czas? Za dużo zadań? Za mało czasu?
W efektywnym zarządzaniu czasem mogą przeszkadzać bariery wewnętrzne i zewnętrzne. Niektórzy np. uważają, że organizowanie czasu usztywnia, ogranicza naturalność i spontaniczność. Przeszkadzać może także negatywna samoocena (uważasz, że nie jesteś kompetentny, nie wierzysz, że potrafisz się zmienić). Jeśli jesteś zbyt pedantyczny, skupiasz się na zbędnych szczegółach, a nie na celu i działaniu, możesz mieć kłopoty z zarządzaniem czasem. Bardzo trudno przezwyciężyć swoje złe nawyki. Istnieją też przeszkody zewnętrzne, takie jak np. hałas za oknem, inni ludzie, telefony.
Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie tego, co ci kradnie czas, np. surfowanie w Internecie bez określonego celu, wpadanie w częste i długie dyskusje telefoniczne, niezaplanowane wizyty gości, wykonywanie wszystkiego samemu za wszelką cenę, przyjmowanie na siebie zadań, które nie są naszymi obowiązkami itd.
Jeśli jesteś szefem, musisz skoncentrować się na sprawach priorytetowych, zadaniach, które tylko ty jesteś w stanie wykonać. Pozostałe możesz zlecić pracownikom, a niektórych upoważnić nawet do podejmowania decyzji w twoim imieniu. Wtedy ty będziesz mógł swobodnie myśleć, planować i skutecznie działać, a twoi podwładni poczują się docenieni i będą bardziej zmotywowani.
Aby proces zarządzania czasem był efektywny, należy określić te obszary zarządzania samym sobą, które trzeba ulepszyć.
Warto również pamiętać, iż do najczęściej spotykanych powodów zmniejszonej wydajności pracy należą tzw. złodzieje czasu:
- przerywanie pracy telefonami,
- przerywanie pracy – odwiedziny,
- spotkania,
- zadania, które należało powierzyć komuś innemu,
- odwlekanie i brak zdecydowania,
- działanie na podstawie niepełnych informacji,
- praca z członkami zespołu,
- zarządzanie kryzysowe,
- niepełna komunikacja,
- niejasne zadania i priorytety,
- brak planowania,
- stres i zmęczenie,
- nieumiejętność powiedzenia „nie”,
- bałagan na biurku i brak samoorganizacji.
Zachęcam do udziału w szkoleniu z zarządzania czasem, które z pewnością przyczyni się do efektywniejszego wykorzystania zasobów czasowych – więcej na http://bezowijania.com/szkolenie-zarzadzanie-czasem.
Monika Zygmunt-Jakuć (Trener, założyciel „bez owijania”)