W kwietniu bieżącego roku Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Prezesa Poczty Polskiej, sygnalizując problem, jaki, dla administratorów danych osobowych pojawia się w przypadku utraty przesyłek lub doręczanie ich do niewłaściwych osób. Zawarte w nich dane osobowe, również te wrażliwe, mogą się w ten sposób dostać w niepowołane ręce. Dlatego takie przypadki powinny być zgłaszane przez Pocztę Polską do organu nadzorczego, a proces dostarczania przesyłek powinien być lepiej zabezpieczony i monitorowany. Na tym jednak nie koniec, ponieważ PUODO wrócił do tematu w sierpniu. 

Zagubienia i błędne doręczenia przesyłek 

Interwencja Prezesa UODO u Prezesa Poczty Polskiej związana jest z ciągle wysoką liczbą nieprawidłowo doręczonych przesyłek. Administratorzy danych osobowych z sektora prywatnego, administracji państwowej czy z obszaru sądownictwa regularnie zgłaszają przypadki przesyłek:

•                wydawanych osobom nieuprawnionym, 

•                uszkodzonych, 

•                otwartych, 

•                niekompletnych (z których wypadła zawartość),

•                zagubionych. 

Stan ten może spowodować naruszenie praw lub wolności osób fizycznych, a art. 34 ust. RODO wymaga, aby o tym fakcie, osoby, które narażone są na takie ryzyko, zostały o nim oficjalnie poinformowane. Mają one prawo wiedzieć, że dane takie jak ich imię i nazwisko, adres, nr PESEL, nr telefonu, albo dotyczące ich zdrowia mogą trafić do wiadomości publicznej. 

Szczególnym przypadkiem są przesyłki związane z wymiarem sprawiedliwości. Nie chodzi tylko o to, że na światło dzienne mogą wyjść informacje nt. popełnionych czynów zabronionych, ale również o pozbawienie możliwości obrony swoich praw ze skutkiem nieodwracalnym. 

Konieczność poprawy bezpieczeństwa świadczenia usług przez Pocztę Polską

Ze względu na to, iż nieprawidłowości w dostarczaniu przesyłek mogą prowadzić do poważnych ingerencji osób nieupoważnionych w strefę prywatności adresatów przesyłek, Prezes UODO zwraca się do Poczty Polskiej z prośbą o złożenie wyjaśnień dotyczących postępowania z błędami w świadczonych przez nią usługach. 

Wyjaśnienia te dotyczyć powinny przede wszystkim monitorowania efektywności do tej pory wdrożonych środków, mających na celu podniesienie bezpieczeństwa procesu dostarczania przesyłek. Obszarem zainteresowania ograniu nadzorczego jest również to, czy Poczta Polska wdraża obecnie, lub planuje wdrożyć inne, do tej pory nie ogłaszane środki bezpieczeństwa, ze szczególnym uwzględnieniem informacji, jakiego typu są to środki i jak wygląda harmonogram ich wdrażania. 

Prezes UODO deklaruje, że do momentu osiągnięcia satysfakcjonującego poziomu bezpieczeństwa przesyłek w Poczcie Polskiej, jej działalność będzie przez niego regularnie monitorowana. Liczymy na to, że przyczyni się to do wyeliminowania naruszeń ochrony danych obywateli. 

 Monika Zygmunt-Jakuć (Inspektor Ochrony Danych)