Wiele organizacji wciąż postrzega RODO jako zbiór skomplikowanych i niejasnych przepisów. A przecież ustawodawca przewidział mechanizm, który pozwala przystosować ochronę danych na miarę konkretnej branży. Są to kodeksy postępowania –  dokumenty przygotowywane przez środowiska biznesowe, które po akceptacji przez Prezesa UODO stają się wyznacznikiem dla danej grupy przedsiębiorców. Dzięki nim zasady ochrony danych stają się praktycznym zestawem narzędzi ułatwiającym codzienną pracę.

Dlaczego branżowe standardy to rewolucja w zgodności?

Głównym problemem RODO jest jego ogólność – te same przepisy muszą stosować wielkie korporacje i małe gabinety lekarskie. Kodeksy postępowania rozwiązują ten problem, doprecyzowując wymogi pod kątem specyfiki danego sektora. Przystąpienie do takiego kodeksu nie jest obowiązkowe, ale dowodzi, że firma stosuje najwyższe standardy uznane przez regulatora, co jest bardzo ważnym argumentem w przypadku kontroli związanej z RODO.

Taki kodeks zawiera wprawdzie listę zakazów, ale przede wszystkim stanowi ogromne ułatwienie dla branży. Przykładowo, w sektorze medycznym kodeksy pomagają zarządzać dokumentacją pacjentów w sposób minimalizujący ryzyko wycieku danych. Z kolei w branży badań rynku precyzują, jak anonimizować wyniki, by spełniały wymogi prawne. Dla przedsiębiorcy oznacza to większą pewność działania i mniejsze ryzyko kosztownych pomyłek przy interpretacji przepisów.

Jakie korzyści daje stosowanie zatwierdzonych kodeksów?

Decyzja o wdrożeniu zasad zawartych w branżowym kodeksie niesie za sobą zarówno korzyści wizerunkowe, jak i finansowe. Śledząc publikacje w wykazie UODO przedsiębiorca zyskuje:

•      gotowe rozwiązania: zamiast płacić za drogie ekspertyzy prawne, korzysta ze sprawdzonych wzorców wypracowanych przez ekspertów z danej branży,

•      wiarygodność w oczach klientów: przystąpienie do kodeksu to jasny sygnał dla rynku, że traktuje on prywatność priorytetowo,

•      łagodniejsze traktowanie przez urząd: zastosowanie certyfikowanych standardów jest brane pod uwagę przez Prezesa UODO jako okoliczność łagodząca przy ewentualnym nakładaniu kar.

•      nadzór podmiotów monitorujących: kodeksy wprowadzają mechanizm niezależnej kontroli, co pozwala wyłapać błędy, zanim staną się one poważnym naruszeniem.

W Polsce zostały już zatwierdzone kodeksy m.in. dla sektora ochrony zdrowia (dla szpitali oraz małych placówek medycznych) oraz dla agencji badawczych. Kolejne branże, w tym samorządy, szkoły i sektor sportowy, intensywnie pracują nad własnymi projektami. Jest to wyraźny sygnał tego, że przyszłość ochrony danych nie leży w studiowaniu przepisów, ale w aktywnym współtworzeniu bezpiecznych standardów biznesowych.

Monika Zygmunt-Jakuć (Inspektor ochrony danych)